Document Management System

Електронний документообіг для вашої корпоративної документації

Document Management System, іноді також Enterprise Content Management (System) – це спосіб передачі паперових архівів у хмару. Цей клас програмного забезпечення звільняє підприємців від обов’язку підтримувати застарілі, незручні, запилені архіви. DMS – це рішення для 21 століття.

Настав час, щоб корпоративна документація, подібно до банківської справи, клієнтської бази або електронної пошти, надсилалася на твій комп’ютер і телефон.

З проблемою неефективного оформлення документації борються 42% підприємців

70% скаржаться, що пошук конкретного контенту займає занадто багато часу

7,5% паперових документів губляться на підприємствах за загадкових обставин

Дані: Асоціація управління інформацією та зображеннями

Коли бачиш успішний бізнес, це означає, що хтось колись прийняв сміливе рішення.
Peter F. Drucker(Пітер Ф. Друкер)

5 причин, чому вам варто мати DMS

Економія місця

Впровадження системи DMS зменшує потребу в папері та складських площах. Оскільки документація в електронному вигляді потрапляє в захищену систему, вам більше не потрібен запас папок, швидкозшивачів і окреме приміщення для зберігання. Можеш використати зекономлений простір на кімнату для відпочинку, що сприятиме творчому мисленню твоєї команди, або додаткової конференц-зали. Про попит на такі кімнати вже повідомлялося деякий час, чи не так?

Економія часу

Економія також стосується часу, необхідного для пошуку в архіві. Замість того, щоб перебирати запилені купи, все, що вам потрібно зробити, це скористатися пошуковою системою, доступною в системі. Кілька клацань мишкою – і на екрані комп’ютера з’явиться правильний документ. Витрать додаткові хвилини на соціальні продажі в LinkedIn або на творчі зустрічі щодо покращення взаємодії з клієнтами. Ти давно повинен був спробувати майстер-класи Design Thinking, чи не так?

Заощадження грошей

Більше ніяких приголомшливих витрат на пошту, канцелярське приладдя, меблі, оренду додаткового приміщення тощо.

Рішення DMS / ECM не потребує придбання нового обладнання – достатньо пристроїв, які використовувалися досі (комп’ютер, телефон, планшет) та підключення до Інтернету. Якщо у тебе немає власної інфраструктури – є можливість скористатися послугами хостингу зовнішнього партнера. У цьому випадку слід додати до списку зайвих витрат витрати на утримання власної серверної кімнати.

Поліпшення продуктивності

Електронне архівування даних також сприяє підвищенню ефективності роботи людей, які працюють у компанії. Співробітник, який в силу займаної посади в компанії отримав відповідні системні права, може вносити зміни в ресурси компанії. Зберігається прозорість відстеження попередніх версій і повернення до перегляду документа до внесення змін. Таким чином, ризик знищення документа з незворотними і непотрібними анотаціями практично зводиться до нуля.

Варто відзначити, що система може бути доступна у вигляді браузера, що вигідно для використання під час відряджень або віддаленої роботи за межами головного офісу компанії.

Безпека твого ноу-хау

Додатковою перевагою у випадку використання електронного документообігу є безпека збережених знань. У разі втрати паперової документації (наприклад, через пожежу чи повінь) її відновлення практично неможливо. Використовуючи систему класів ECM / DMS, можеш легко відновити, здавалося б, втрачені версії.

Захищені не тільки ноу-хау компанії, але й персональні дані клієнтів. Зрештою, про них слід подбати після набуття чинності Загального регламенту захисту даних (GDPR)!

Крім того, рішення ECM має комплексні контрольні журнали та проактивні методи звітування, які можна використовувати для відстеження підозрілої поведінки, наприклад нестандартних шаблонів використання або входу в неробочий час.

Як правильно вибрати систему DMS?

У eVolpe ми заохочуємо взяти участь у попередньому аналізі впровадження. Під час цього типу семінару ми проникаємо в суть потреб програмного забезпечення. Це унікальна можливість для інструменту, який ідеально відповідає специфіці твого бізнесу.

Ти, звичайно, можеш використовувати стандартне рішення. Однак ми рекомендуємо системи з відкритим вихідним кодом, які можна адаптувати до індивідуальних вимог (у будь-якій мірі та в будь-який час). .

Пропозиція DMS / ECM від eVolpe

ЧИТАЙ БІЛЬШЕ

Система для сучасних заповзятливих

Система доступна у веб-браузері, а також на мобільних пристроях. Це дозволяє миттєво додавати нові та переглядати наявні файли. Його сучасний інтуїтивно зрозумілий інтерфейс забезпечує зручний і швидкий доступ до інформації, а також постійний контроль усіх подій, пов’язаних з обробкою корпоративних ресурсів знань. Розширена автоматизація дозволяє керувати документообігом і покращує комунікацію, завдяки чому ключові файли ніколи не будуть пропущені або втрачені. І ви ведете свій бізнес ефективно, без обмежень минулої епохи.

Рішення для (потойбічних) команд

Alfresco підтримує оптимізацію спільного створення документів. Визначені області та зручні рішення для системи коментарів, версій та відстеження змін роблять цю систему найкращою альтернативою для роботи з контентом на підприємствах.

Виробник подбав про те, щоб користувачі завжди були в курсі змін у документах, які вони спільно створюють, і мали можливість легко редагувати спільні файли на рівні браузера. Ця система дозволяє співпрацювати під час створення текстових документів, графічних, мультимедійних та інженерних проектів. Завдяки своїй універсальності Alfresco використовується щодня, зокрема, в агентстві NASA.

Найвищий стандарт безпеки даних

У багатьох компаніях такі ключові документи, як контракти, пропозиції чи специфікації продуктів, розкидані по всій організації, що значно ускладнює їх використання та контроль доступу до конфіденційної інформації. Якщо це і ваша реальність – пора з цим покінчити!

Alfresco гарантує найвищі стандарти безпеки, розвинену систему ролей і визначення доступу до окремих зон. У системі можна точно визначити рівні прозорості контенту та надати відповідні дозволи окремим користувачам. Дизайн програми та зручний інтерфейс сприяють веденню впорядкованої бази документів, а вбудована пошукова система дозволяє швидко знайти навіть найменшу «голку в стозі сіна».

Відкритий код заради безмежних можливостей

Відкритий вихідний код і розширений API дозволяють легко інтегрувати Alfresco в будь-яку ІТ-інфраструктуру. Його можна поєднувати з такими інструментами, як: MS Office, Google Docs або AutoCAD. Скористайтеся послугами eVolpe, і ми відкриємо безмежні можливості розширення та інтеграції з іншими програмами, які складають комплексну платформу Customer Experience.

У нас також є готовий інтегратор з програмним забезпеченням CRM для тебе; доступний під час впровадження або як готовий пакет, доступний на eVolpe.shop.