MintHCM в eVolpe

Проект


система:

методика реалізації:

Scrum

користувачі:

+30

інтеграції:

Redmine, RocketChat

hosting:

eVolpe Cloud

Виклики


  • розрахунок проекту в системі Time & Material
  • попит на систему управління робочим часом
  • знання про процеси найму, які зберігаються в CRM серед даних клієнтів
  • утруднена координація зустрічей і завдань у зоні on-boarding та offboarding
  • відсутність інформації про заплановані неявки колег
  • складне управління спільними ресурсами компанії (службовий автомобіль, конференц-зали тощо)
  • посадові інструкції, розкидані на аркушах Excel
  • відсутність інструменту ефективної періодичної оцінки

Цілі реалізації


  • створення інструменту обліку часу
  • інтеграція з системою управління проектами
  • упорядкування знань про підбір персоналу
  • відображення організаційної структури з посадовими інструкціями
  • процедури оформлення замовлень, пов’язані з onboarding та offboarding
  • узгодження відсутності (віддалена робота, відрядження, хвороба, відпустка тощо)
  • відтворення кар’єрних шляхів
  • співвіднесення інформації про навички з результатами періодичних оцінок

Впроваджені покращення

Управління часом та інтеграція з Redmimne

В eVolpe в більшості випадків ми розраховуємося з нашими клієнтами в системі Time & Material, тобто. на основі інформації про час і ресурси, витрачені на виконання окремих завдань. Для цього ми використовуємо систему проектування Redmine. Саме тут відбувається спілкування між власником проекту та іншими бенефіціарами на стороні клієнта, а також командою розробників і аналітиками з eVolpe. MintHCM дозволив нам ефективно керувати робочими планами та співвідносити реальний час із конкретними проектами та завданнями.

Управління часом та інтеграція з Redmimne

MintHCM дозволив відійти від планування всього в системі CRM, Outlook і приватних календарях (невидимих ​​для інших членів команди). Нам потрібен був зручний інструмент для всіх співробітників нашої компанії.


Оскільки ми використовуємо модуль обліку часу, ми плануємо свою доступність на 2 тижні вперед, розміщуючи кольорові прямокутники, що відповідають окремим статусам в інтерактивному календарі. Завдяки опції спільного доступу до календаря ми можемо бачити, хто і коли вільний в офісі, у відрядженні, працює віддалено або планує відпустку. Це сприяє організації зустрічей, позначених у календарі окремими блоками. MintHCM повідомить про спробу створити зустріч у діапазоні, який збігається з іншою запланованою датою. Повідомлення про майбутні відсутності також надсилаються в наш корпоративний чат (Rocket.Chat.)

Рекрутація

eVolpe постійно та динамічно розвивається. Крім того, сама галузь IT характеризується досить вільною ротацією працівників. З цієї причини нам потрібен був інструмент для координації процесів найму в нашій організації.

З моменту розширення інфраструктури нашої системи за допомогою програми MintHCM ми організуємо все в наступних модулях: Рекрутація Кандидати та Кандидатури. Ми придумали такий розподіл, тому що ми допускаємо ситуацію, коли на одну вакантну посаду претендує більше однієї людини, і один і той самий кандидат може подати свою кандидатуру в кількох процесах набору.

Функціональна зона використовується в першу чергу нашим відділом кадрів і керівниками команд, для яких шукаються нові співробітники. Ми перетворюємо записи кандидата, який успішно пройшов процес найму, в облікові записи співробітників, надаючи йому відповідні дозволи до системи (наприклад, ті, що стосуються доступу до посадової інструкції, трудової історії, обліку робочого часу тощо).

On / Offboarding

Onboarding і offboarding — це два специфічні робочі процеси, які ми здійснюємо або на самому початку, або в кінці співпраці. MintHCM дозволяє координувати навчання, зустрічі та завдання, які потрібно виконувати, коли хтось приєднується до eVolpe. У разі розірвання контракту – надає перелік формальностей, які необхідно виконати, і нагадує про конструктивну виїзну співбесіду.

Завдяки цим т. зв – не забудемо про видачу або відновлення відповідного обладнання, підписання необхідних документів, надання відповідних знань чи невеликих подарунків для нового співробітника. Одного разу розроблений шаблон адаптації для певної посади використовується багато разів, кожного разу, коли ми розширюємо нашу команду. Всі знають, що потрібно робити і перед ким стоять завдання. Таким чином, MintHCM спрощує процес представлення нової людини та створює позитивне враження про нашу організацію з перших хвилин.

Спільне управління ресурсами

Проблема в нашій організації полягала в координації доступу до спільних корпоративних ресурсів, таких як автомобіль або конференц-зали. З нагоди впровадження MintHCM, до якого мають доступ усі співробітники eVolpe, нам вдалося вирішити цю проблему.

Тепер, щоб перевірити наявність конкретного обладнання, просто подивіться на календар бронювання. Як правило, діє правило «першим прийшов, перший обслужений», але завжди можна якось порозумітися. Найголовніше, щоб був порядок і, якщо потрібно, ти знав, кого просити про послугу. Більше ніяких сюрпризів.

Історія працевлаштування (Трудова книжка)

MintHCM допоміг нам організувати документацію, пов’язану з трудовою історією. Замість того, щоб створювати каверноподібні архіви, наповнені файлами з договорами та додатками, ми зберігаємо всі знання на захищених серверах.

Цей тип даних є особливо чутливим, і положення про захист особистої інформації дуже суворо регламентують умови їх обробки. Ми не знаємо безпечнішого місця, ніж професійно захищене ІТ-програмне забезпечення після відповідної конфігурації доступу. До речі, кожен співробітник має постійний і необмежений доступ до інформації про себе.

Більше ніяких ситуацій з приймальні в банку чи лікаря, коли ти безуспішно намагаєшся зв’язатися з відділом кадрів, щоб отримати інформацію про конкретну суму вашої винагороди до оподаткування або точну дату початку співпраці з компанією. Кілька років тому … Можеш використовувати MintHCM у будь-який час із веб-браузера на будь-якому пристрої в зоні дії Інтернету.

Командні навички та оцінка співробітників

Нарешті, не менш важливий функціональний напрямок: оцінка співробітників. MintHCM дозволив нам організувати процедуру, яку ми досі виконували, використовуючи версії електронних таблиць Excel. У нього були свої недоліки, тому ми раді, що нам вдалося вдосконалити процес за допомогою професійного програмного забезпечення.

Крім того, що ми отримали доступ до архівних оцінок (у поєднанні з історією співробітника), ми створили багату базу даних навичок, якими ми користуємося, наприклад, коли є потреба найняти спеціаліста або використовувати зовнішній постачальник конкретних послуг. На борту eVolpe маємо людину котра володіє Нідерландською мовою та спеціаліст SEO. У разі потреби пам’ятай про це. У MintHCM ми одразу знаходимо інформацію на цю тему.

Marta Mazurek(Марта Мазурек)


HR & Employer Branding Specialist

Marta Mazurek (Марта Мазурек) HR Specialist @ eVolpe

У своїй роботі я використовую MintHCM для залучення та координації кампаній з брендингу роботодавця. Крім того, як і кожен співробітник eVolpe, я користуюся широким набором функцій для організації робочого дня. Під час епідемії коронавірусу доступ до інформації про робочі плани моїх колег був особливо корисним.

Marcin Różański(Марцін Ружанський)


CEO

Marcin Różański CEO @ eVolpe

MintHCM дозволяє мені звітувати про статус зайнятості та перевіряти ефективність команди. Завдяки додатку я можу сказати, скільки годин ми витратили на конкретний проект і чи виявився він прибутковим у цьому плані.

Поговори з нами
про впровадження системи MintHCM у твоїй компанії

Ми зв’яжемося з тобою протягом 24 годин.

Прокрутити вгору