Не так давно, лише в травні цього року, багато говорили про безпеку зберігання персональних даних. Усе завдяки новій постанові ЄС. Про це ми писали, наприклад, у статті «Системи з відкритим кодом і GDPR». Разом із підвищенням інтересу до захисту інформації багато компаній рекламували свої продукти та послуги, забезпечуючи їх відповідність нормам. Рекламний щит, що рекламує офісні шафи, сумісні з GDPR, викликав сенсацію в LinkedIn! Багатьом людям це здалося надзвичайно смішним. Однак автори реклами влучили в точку, коли йдеться про необхідність забезпечення доступу до документації на польських підприємствах. На жаль, досі стандартним є виготовлення паперових копій практично всіх випускаються журналів і аркушів. А тепер давайте подумаємо, чи приречені ми в епоху GDPR на важкі металеві меблі, замкнені на код?
Чи знаєш ти, що…
З проблемою неефективного оформлення документів борються 42% підприємств.
70% респондентів скаржаться, що пошук конкретного контенту займає занадто багато часу.
Частим випадком також є зникнення матеріалів, що розповсюджуються в паперовому вигляді – за оцінками, це може стосуватися до 7,5% усіх документів, що опрацьовуються на підприємствах.
AIIM (Асоціація управління інформацією та зображеннями)
Відповідь на питання про майбутнє паперових файлів очевидна. В еру повсюдних технологій питання кавернозних архівів рано чи пізно буде вирішено. Ми вже звикли до електронних рахунків у відносинах B2C. Тож чому ми все ще наполягаємо на друкованій копії кожного документа в обігу B2B? Напевно, це пов’язано з відчуттям, що довідка з печаткою захищає нас більше, ніж її електронна версія.
Однак є деякі документи, які краще зберігати в оригіналі з власноручними підписами. Вибір сканування чи паперової копії, однак, має бути простим. Не потрібно роздруковувати рахунок-фактуру чи навіть договір у 3-х паперових примірниках (деякі компанії роблять навіть більше). Збереження електронної версії не тільки набагато простіше у використанні, але й економить час співробітників і цінний офісний простір. Страх хакерської атаки або просто втрата контролю над версіями каталогу є основними причинами небажання обробляти спільні електронні файли. То що ж робити, щоб зберегти порядок в цифровому архіві і не ризикувати втратити історію документів у разі збою? Як скористатися зекономленим місцем і часом? Наша відповідь: хороша система ECM / DMS!
Для чого використовуються системи ECM / DMS?
Що таке системи ECM / DMS? Різниця між двома класами дуже незначна. В обох випадках йдеться про управління документообігом. Enterprise Content Management і Document Management System є платформами для організації електронного архіву. Ми пропонуємо нашим клієнтам рішення з відкритим вихідним кодом під назвою Alfresco, яке має ряд інтелектуальних механізмів класифікації, архівування та обробки даних. Вони також можуть бути адаптовані до індивідуальних вимог конкретної організації. Таким чином можна як відтворити існуючий робочий процес в електронному вигляді, так і вдосконалити його там, де традиційний метод не дає задовільних результатів.
Переваги систем класу ECM / DMS
Впровадження системи класу ECM / DMS сприяє:
Економте простір і час
Впровадження такої системи, як Alfresco, означає оцифрування більшості процесів, що відбуваються в компанії, тобто просто відмова від поки необхідного паперу. Таким чином, компанія позбавляється значної частини раніше необхідних складських площ. Економія також стосується часу, необхідного для пошуку в архіві. Замість того, щоб гортати запилені папки, просто скористайтеся наявною в системі пошуковою системою. Кілька клацань мишкою – і на екрані комп’ютера з’явиться правильний документ.
Підвищення ефективності роботи та контроль версійності документів
Електронне архівування даних також сприяє підвищенню ефективності роботи людей, які працюють у компанії. Співробітник, який в силу займаної посади в компанії отримав відповідні системні права, може вносити зміни в ресурси компанії. Зберігається прозорість відстеження попередніх версій і повернення до перегляду документа до внесення змін. Таким чином, ризик знищення документа з незворотними і непотрібними анотаціями зводиться до нуля.
Заощадження грошей
Рішення ECM не потребує придбання нового обладнання – достатньо пристроїв, які використовувалися досі (комп’ютер, ноутбук, телефон, планшет тощо) та підключення до Інтернету. Система Alfresco, запропонована eVolpe, доступна на рівні браузера, тож нею також можуть користуватися працівники, які працюють у делегації або працюють віддалено, за межами штаб-квартири компанії. Якщо отримати копію паперового документа досить складно і за участю як мінімум двох осіб, доступ до електронної версії ресурсів, завдяки системам класу ECM / DMS, необмежений.
Якщо ваша компанія не має власної серверної інфраструктури, на якій можна було б встановити систему – можна скористатися послугами хостингу eVolpe. У цьому випадку в список заощаджень варто додати обслуговування та обслуговування серверів.
Безпека твоїх ноу-хау та персональних даних клієнтів
Додатковою перевагою у випадку використання електронного документообігу є безпека збережених знань. У разі втрати паперової документації (наприклад, через пожежу чи повінь) її відновлення практично неможливо. Використовуючи систему класів ECM / DMS, можеш легко відновити, здавалося б, втрачені версії. Захищено не тільки ноу-хау компанії, але й персональні дані клієнтів. Зрештою, про них слід подбати після набуття чинності Загального регламенту захисту даних (GDPR)! Крім того, рішення ECM оснащено комплексними журналами аудиту та методами проактивного звітування, які можна використовувати для відстеження підозрілої поведінки, наприклад нестандартних шаблонів використання або входу в систему в неробочий час.
Інтеграція систем CRM і ECM / DMS
Гарною ідеєю є інтеграція електронного документообігу з програмним забезпеченням CRM, яке використовується для управління відносинами з клієнтами компанії. Це сприяє збереженню порядку та контекстуального характеру збережених документів. Можливість візуалізації змісту договору безпосередньо в записі конкретного контрагента прискорює роботу відділу продажів, який бажає звернутися до зазначених у ньому домовленостей. Це лише один приклад. Подібним чином можна обробляти рахунки-фактури, довідки, претензії тощо. Коли починаєш працювати таким чином, важко уявити повернення до стандартної роботи такої системи, як Alfresco, не кажучи вже про паперову документацію компанії.
У співпраці з eVolpe ти можеш не тільки реалізувати програмне забезпечення ECM / DMS і CRM як дві окремі цілі, але й забезпечити їх взаємну гармонію. Якщо ти вже використовуєш програмне забезпечення з нашого асортименту, все, що тобі потрібно зробити, це завантажити пакет інтеграції, доступний в онлайн-магазині: https://evolpe.shop/category/integrators/.
Поговори з нами про Alfresco у твоїй компанії!
Ми зв’яжемося з тобою протягом 24 годин.
