Система ECM (Enterprise Content Management).

Визначення Enterprise Content Management

Офіційне визначення Enterprise Content Management було сформульовано в 2005 році AIIM – Міжнародною асоціацією управління інформацією та зображеннями. Згідно з нею, ECM — це стратегії, методи та інструменти (включаючи ІТ-системи цього класу), які використовуються для захоплення, управління, збору, архівування та доставки документів та інших даних (з усіх сфер підприємства), необхідних для виконання організаційних процесів, що відбуваються на підприємстві.

Система ECM

Система ECM – це програмне забезпечення для групової роботи та управління документами на підприємстві (Content Management). Цей тип програмного забезпечення підтримує стратегію та організацію використання наявної інформації. Продукт керування даними стає системою класу ECM, якщо традиційні функції керування даними (зокрема традиційні архіви, керування документами, документообіг) поєднуються з веб-компонентами. Ідея ECM, однак, виявилася не тільки в додатковому використанні веб-технологій. Система ECM дозволяє керувати структурованою та неструктурованою інформацією. Він також пропонує механізми підтримки керування даними, такі як автоматична класифікація інформації, профілювання та запис веб-операцій.

Три ключові припущення систем класу ECM:

Проміжний рівень – система класу ECM за визначенням вирішує проблеми з обмеженнями систем з архітектурою «острівців». Велика увага приділяється можливості інтеграції з іншими додатками. ECM пропонує інфраструктуру на основі веб-технологій. Може використовуватися як додаткова платформа для підтримки функціонування багатокористувацьких систем і систем з архітектурою клієнт/сервер.
Незалежні компоненти – функціональні можливості системи доступні як незалежні сервіси, які можна використовувати на рівні будь-якої корпоративної програми. Це дозволяє уникнути непотрібних, дорогих і важких для підтримки паралельних функцій. Завдяки незалежності та відокремленню служб, стандарт інтерфейсів, що забезпечує їх зв’язок, відіграє ключову роль у випадку систем ECM.
Центральне сховище для всіх типів інформації – ECM забезпечує сховище даних, яке збирає інформацію про компанію в сховищі з єдиною структурою. Це дозволяє усунути проблеми, пов’язані з надмірністю та узгодженістю інформації. Всі корпоративні додатки надають дані в одне сховище, яке, в свою чергу, надає кожному з них доступ до будь-якої інформації.

Чи знаєш ти, що…

У пропозиції eVolpe знайдеш систему електронного документообігу в компаніях?

ДІЗНАЙСЯ БІЛЬШЕ ПРО ALFRESCO

ECM — це набір компонентів і технологій, які за пропонованими функціями поділяються на 5 категорій:

захоплення,
Управління,
Згромадження,
Постачання,
Довгострокове архівування даних.

Традиційні модулі ECM:

DM (Document Management) – управління документами,
Співпраця – інструменти групової співпраці,
WCM (Web Content Management) – управління вмістом сайту,
RM (Records Management) – архівація даних,
Workflow / BPM – управління документообігом / бізнес-процесами.

Модулі керування даними можна використовувати в будь-якій комбінації, а також поєднувати з захопленням, збором, доставкою та архівуванням.

DM, Collaboration, WCM, Workflow і BPM використовуються для керування динамічною частиною життєвого циклу даних. Водночас RM відповідає за архівування та захист даних, які більше не будуть змінені (вони використовуються у разі аудиту).