- GO LIVE CRM: 8 кроків до успішного запуску системи - 18 Березня 2024
- Процес впровадження CRM. 8 порад, як правильно ним керувати - 11 Жовтня 2021
- База знань CRM – інформація, яку можна отримати з системи - 11 Серпня 2021
Довго думав, яку форму мати стаття, що моя команда попросила мене зробити. Зрештою, я вирішив зосередитися на чому що я можу і зможу контролювати. Тож поговоримо про методологію впровадження програмного забезпечення в епоху активізації віддаленої роботи. Сьогодні це, безумовно, щось більше, ніж просто класичний waterfall або agile. Бачиш, що я маю на увазі.
Як eVolpe працює зі своїми клієнтами?
Нинішня ситуація продовжує дивувати. Можливо, єдина гарантія останніх тижнів – це зміни. Незважаючи на це, багато підприємців орієнтуються на віддалену роботу і продовжують свою діяльність навіть в епоху глобальної пандемії. Якщо у тебе буде така можливість, ти принесеш лише користь економіці та працівникам. На мою думку, варто шукати нові методи, модернізувати традиційні процеси та намагатися знайти себе в цій складній ситуації. Можливо, це вдалий момент для нововведення, яке відкладалося роками? Якщо твоя відповідь ствердна, ось що я пропоную.
Марчін Ружанскі, генеральний директор eVolpe, у своїй статті підняв питання інструментів, корисних для підприємців у часи активізації віддаленої роботи. Він включає в себе як корпоративний чат, систему телеконференцій, так і програмне забезпечення для документообігу, управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) і людським капіталом (HCM). Звичайно, якщо ти помітиш потребу в реалізації одного з них, eVolpe не сповільнить твій оборот і ми будемо раді підтримати тебе у цьому.
У нинішній ситуації ти, звичайно, маєш право на занепокоєння хід такого підприємства. Звідси моя стаття.
У eVolpe ми звикли працювати віддалено (менш або більше ad hoc). Це досить поширена практика ІТ-індустрія. Телеконференції були нашим повсякденним життям вже майже 10 років. Більшість наших впроваджень ми проводили для клієнтів з інших міст і навіть частин Європи і світу. Фізичне розташування ніколи не було цьому на заваді початок проекту. Однак у нашому також знадобляться деякі коригування справа. Новинка, до якої ми повинні звикнути, – це відволікання команда з кількох десятків. На щастя, вона виходила вже більше двох тижнів це досить добре для нас. Проте ми не раз працювали з клієнтами дистанційно, тому у нас є багато ідей, які зараз потрібно лише реалізувати більшого масштабу. Я розповім більше – за мить.
Погрози в результаті віддаленої роботи
У поточній ситуації ти маєш повне право турбуватися про пробіг можлива реалізація. Я сам задавався питанням про ризики, пов’язані з повний режим домашнього офісу. Отже, почнемо з визначення загроз, який передбачає дистанційну співпрацю у формі телеконференцій. Ось список які мені вдалося приготувати:
Якщо я щось пропустив, я хотів би поговорити про те, що ще має бути тут. Внизу ти знайдеш форму, де ти можеш висловити свій намір щодо подальшого обговорення. Я також запрошую до свого профілю на LinkedIn.
Усвідомлення ризиків є першим кроком до запобігання невдачі. Дозвольте мені спробувати висунути власну ідею усунення вищевказаних недоліків. Мені найлегше спілкуватися на “своє подвір’я”…
Стандартний нова редакція процедури співпраці
Можу запевнити, що немає потреби відкладати плани впровадження програмного забезпечення, якщо ти взявся за такі плани у своїй організації на цей рік. Незалежно від того, з ким ти врешті-решт працюєш, незалежно від ситуації з коронавірусом – тобі доведеться трохи почекати на готову систему, адаптовану під твої індивідуальні потреби. Якщо є можливість щось зробити зараз – тим краще! Тим паче, що в цей період працівники можуть мати більше часу на речі з т.зв Другий квартал, що означає «важливий, але не терміновий», наприклад, вдосконалення внутрішніх процесів, впровадження нових інновацій тощо. Зрештою, в умовах економічного спаду без CRM (або будь-якого іншого рішення, необхідного для бізнес-процесу) може бути лише важче. Я пропоную почати діяти негайно.
Аналіз перед впровадженням – організаційні питання
У eVolpe після етапу переговорів про продаж ми переходимо до клієнтів для аналізу перед впровадженням. Це стандартна процедура ми продовжуємо у зміненому вигляді під час пандемії коронавірусу.
Аналітичні семінари як зустрічі в штабі клієнт приносить велику цінність. Однак, думаю, не потрібно виправдовуватися, навіщо такі зустрічі тепер має проводитись у формі телеконференції. Щоб забезпечити якомога більше Я пропоную обмежити найкраще спілкування між учасниками зустрічі кількість учасників семінару максимум до 5 осіб. Можуть бути навіть відеозустрічі небагато, хоча б для обмеженої групи бенефіціарів. Варто поділитися команди, наприклад, за схожістю виконуваних завдань, приналежністю до відділів або участь у конкретних процесах. Винятком є ознайомча зустріч, де, звичайно, повинні бути присутніми всі учасники семінару.
Також не бійся увімкненої камери! якщо ми побачимо, налагодимо міцніші стосунки і згадаємо, що вони зробили краще питань. Звісно, усе це буде записано та доступне для читання згодом факту. Проте повна концентрація більш ніж бажана.
Я повідомляю своїм клієнтам про необхідний високий рівень участі в поточній відеоконференції. Щоб забезпечити успіх Remote BI, ти повинен тісно співпрацювати, щоб підтримувати достатній рівень уваги. Виконання інших заходів під час зустрічі, навіть пов’язаних із виконанням службових обов’язків, подовжить і загальмує процес адаптації обговорюваного рішення. Дотримуючись описаних організаційних принципів, ми покращимо потік інформації та забезпечимо розуміння обговорюваних тем.
Належна практика також має охоплювати відповідні підготовка робочого місця. Вам має бути зручно. Про свою свободу варто подбати робити нотатки. Однак найбільше нам потрібен міцний зв’язок із Інтернет і заряджена батарея в ноутбуці. Джерело живлення підключено ще краща ідея. Всі ці речі можуть здатися тривіальними, але повір, ти не хочеш витрачати час на пошуки мишки чи подовжувача початок телеконференції. Інші учасники будуть вдячні, якщо ти підготуєш себе відповідно. Зі свого боку запевняю, що відповідно заздалегідь повідомлю вас про апаратні та корисні вимоги матеріалів.
Решта моє. Дозвольте мені показати кілька цікавих онлайн-інструменти, такі як наша знаменита електростатична фольга (клієнти eVolpe знають, про що ми говоримо) залучить всю команду до активності участь. Niczego nie musisz też instalować. Все, що тобі потрібно, це посилання на додаток Інтернет, яким я ділюся.
Дистанційний передвпроваджувальний аналіз – курс
Коли ми розібралися з організаційними питаннями, настав час переходити до практики. Коли ми розібралися з організаційними питаннями, настав час переходити до практики. У рамках (цього разу) телеконференції ми обговорюємо головні цілі впровадження системи, основні бізнес-потреби окремих груп бенефіціарів, а також процеси, що відбуваються в організації. Добре організований початковий етап впровадження дозволяє розкрити ключові потреби, ознайомитися з можливостями рішення та створити концепцію проекту, а також оцінити його. До нього варто як слід підготуватися.
Якби не пандемія коронавірусу, напевно, ми б зустрілися у вашому приміщенні, у конференц-залі з доступом до кави та тістечка від eVolpe. Однак нинішня ситуація змушує нас вносити деякі зміни. Пропоную тобі ще мати містку кухоль улюбленого напою зарядити енергією та просто зустрітися віртуально.
Для цього тобі не знадобиться додаткове програмне забезпечення. Все, що вам потрібно, це доступ до мережі та перевірений веб-браузер. Як я написав, ти заздалегідь отримаєш посилання, яке належить мені натисни у призначений час, щоб приєднатися до зустрічі.
Ціннісна пропозиція та цілі впровадження
Ціннісна пропозиція та цілі впровадження Воркшопну частину ми успішно проведемо завдяки інтерактивній віртуальній дошці scrum. На ньому можна робити нотатки, наклеювати картки та магніти – як на традиційному. Робота інструменту дійсно інтуїтивно зрозуміла. Я вважаю, що це також вносить гарну зміну від звичайної спільної електронної таблиці Excel, яка була б просто нудною.
Робота з радою – це спосіб визначити найважливіші цілі реалізації. Починаючи з щоденних завдань, ми переходимо до розгляду проблем і, нарешті, до визначення основних вимог до системи. В ідеалі це має бути реалізовано для кожної групи бенефіціарів системи. Таким чином, готовий інструмент відповідатиме точним, персоналізованим потребам користувачів і його буде легше прийняти в організації.
Розпізнавання бізнес-процесів і системного середовища
Далі ми поговоримо про конкретні процеси відображено в системі. Щоб візуалізувати обговорювані залежності, ми будемо використовувати інший інструмент. Поділившись екраном, я покажу , як це виглядає на схемі, о про що ми говоримо. Не переживай, створюючи карту технологічних приєднань і навколишнього середовища система це моя робота. Завдяки тому, що ми робимо це відразу у формі електронний, нам буде зручніше збирати результати та ділитися ними, наприклад, з командою команди розробників після завершення аналізу.
Звичайно, ми не повинні винаходити все з нуля. Система, яку ми будемо розвивати та адаптувати, пропонує певний стандарт. На цьому етапі ми можемо повернутися до презентації Power Point. Поділюся з вами інформацією про класичний процес продажу. Поєднавши це зі знаннями про визначені потреби та особливості повсякденної роботи у вашій організації, ми правильно відобразимо стандарт і вимоги.
Система Overview
Звичайно, ти також хотів би деякий час клацнути навколо системи. За це буде можливість. Під час дистанційного аналізу ми разом входимо в підготовлений раніше демонстраційний екземпляр. Я попрошу вас виконати кілька операцій, які є необхідно, наприклад, під час введення нового запису в систему. Нам буде легше якщо уявити ситуацію звичайного робочого дня у твоїй компанії. Дзвонить замовник просить пропозицію транспортування тонни піску на будівництво або замовляє пакет страхування будинку та автомобіля. Що ти робиш? Як записати таке сповіщення в система? Я тобі все покажу. Легше запам’ятати, як це виглядає, тому що все зробиш сам.
Як тільки у тебе буде уявлення про те, як працює програмне забезпечення та які модулі воно має, можливо, ти захочеш додати до нього ще щось? Під час роботи в Scrum завжди є вдалий час для змін! Немає значення, чи ще триває аналіз перед впровадженням, чи ми вже розпочали роботу з розробки. Ти можеш будь-коли змінити пріоритети, додаткові функції чи зв’язки. Під час дистанційної зустрічі ми розглянемо окремі напрямки та модулі. Можливо, деякі з них вам взагалі не знадобляться. Якщо так, то їх краще вимкнути, щоб не закривати робочу зону. Відкритий програмний код рішень із пропозиції eVolpe дозволяє повністю адаптувати систему під твої потреби, а не лише в частині додавання нового модуля чи поля, не передбаченого стандартом. Найважливіші ми обов’язково зможемо обговорити під час наших майстер-класів.
Паркувальні теми
Ще одна річ, про яку я хотів би сьогодні згадати, це т. зв теми паркування. Під час аналізу перед впровадженням у вас обов’язково з’являться додаткові ідеї. Більш-менш пов’язані з поточною програмою семінару. Можливо, коли ти говориш про власний процес продажів, ти визнаєш обмеження в інших частинах організації. Якщо це не ті справи, яким ми зараз хочемо приділяти більше уваги, але про них варто пам’ятати, ми відкладаємо їх на полицю. Усе, про що ми говоримо, все одно записується, але збирання висновків в окремий список упорядкує та прискорить подальші дії.
Результати аналізу
Усі матеріали, створені під час аналізу перед впровадженням, належать тобі, і у тебе є необмежений доступ до них. Я надам тобі запис та спільно розроблені документи. Після завершення аналізу ти також отримаєш оцінку витрат часу та вартості проекту з урахуванням вимог, визначених під час зустрічі. У eVolpe ми зосереджені на повній прозорості, тому я наведу не лише загальну суму, але й її розподіл на окремі елементи реалізації. Виходячи з цього, ти приймеш зважене рішення щодо обсягу проекту. Наступним кроком є початок розробки. Однак, якщо з якихось причин ти змушений призупинити проект, ми розрахуємося лише за витрачений час (за домовленістю).
Фаза впровадження
На етапі виконання робіт, з точки зору замовника, мало що змінюється по відношенню до традиційного впровадження. Стандартом співпраці з клієнтами в eVolpe є регулярні, циклічні та дистанційні (!) зустрічі з клієнтами. Таким чином, stand-up, refinement, planning, retrospective або review залишається незмінним. Єдина відмінність, яка має місце в поточній ситуації, полягає в тому, що замість офісу в Познані на Алеї Солідарності ваша система створюється … в приватних квартирах наших програмістів. Ми все ще відкриті для відгуків, ви все ще повністю контролюєте результати нашої роботи. Усі дії плануються та контролюються на постійній основі в системі управління проектами, до якої, звичайно, ти маєш вільний доступ. Я навіть закликаю вас використовувати його як основний канал нашого подальшого спілкування. Я навіть закликаю тебе використовувати його як основний канал нашого подальшого спілкування. Крім того, ти можеш відстежувати хід і витрати часу на нашу роботу – ми на 100% прозорі в цьому питанні. Зрештою, це один із трьох стовпів роботи в Scrum!
Детальніше про типову для гнучкої методології Зустрічі та віхи можна знайти в цій електронній книзі.
Етап впровадження триває, поки ми не досягнемо найважливіших бізнес-цілей або клієнт не вирішить завершити проект. Однак систему можна використовувати для виробництва практично після першого спринту. Завдяки цьому ми можемо ще більше збільшити цінність бізнесу. Процес «запуск» у випадку віддаленої роботи для нас практично нічим не відрізняється – завдяки сучасним технологіям з технічної точки зору його можна здійснювати з будь-якого місця.
Тренінги
Важливий етап під час реалізації ІТ програмне забезпечення навчається його користувачі та адміністратори. Таким чином ми забезпечуємо найвищий рівень знання функцій системи, що поставляється, і розуміння бізнесу його використання. Етап навчання не можна пропускати! Щоб система приносила передбачуваних бізнес-вигод, необхідно повністю усвідомлювати пропоновані зручності; особливо серед співробітників компанії, які не брали участі в попередніх етапах реалізації. Якщо поточна ситуація збережеться і після Коли проект буде завершено, нам все одно доведеться працювати лише дистанційно – також цей етап матиме форму телеконференції.
Подібно до аналізу перед впровадженням, навчання користувачів також матиме характер семінару. На вас чекає «суха» презентація системи з наступними практичними завданнями, що стосуються кола виконуваних обов’язків. Основна мета навчання полягає в тому, щоб кожен користувач міг вільно користуватися системою відразу після нього, тому практика тут є ключовою. Тому ми робимо на цьому великий акцент і під час тренінгу окремі учасники виконують завдання на спільному для інших екрані, а в кінці проводиться практичний тест на знання системи, який кожен повинен виконати самостійно. Цього разу ми працюємо вже не над демо-екземпляром, а над вашою готовою системою (технічно кажучи, з міркувань безпеки, над так званим pre-production). Звичайно, ти мав доступ до нього раніше, наприклад, під час тестування окремих функціональних приростів. Але нарешті ти можеш відчути себе в готовій, мебльованій квартирі. Попереднє виробництво система, видана з метою навчання, буде доповнена даними вашої компанії, наприклад, відповідним каталогом продукції або базою клієнтів. Тоді ти побачиш всі вдосконалення, які ми запланували під час аналізу та під час впровадження робіт у контексті реальних записів.
Сервіс і подальший розвиток системи
Щось ще залишилося? Система готова, користувачі навчені. Залишається діяти і використовувати інструмент для максимізації прибутку всього підприємства. У нинішній ситуації зусилля щодо вдосконалення бізнес-процесів, особливо тих, що стосуються маркетингу та продажів, не тільки доцільні, але навіть необхідні. У цьому вам тільки допоможе готова ІТ-система.
Про співпрацю з eVolpe – далі розробка системи або технічна підтримка надаються за договором обслуговування. У цьому випадку ми продовжимо спілкування в до управління проектами та обмінюватися відгуками та замовленнями на додаткові працювати. Якщо під час використання системи ти впізнаєш нові потреби – систему можна адаптувати до змінених вимог у будь-який час. To природно, що у міру зростання твоєї організації вам можуть знадобитися нові можливості система. На щастя, програмне забезпечення має відкритий код і гнучку методологію це завдання полегшує нам виконання проекту.
Підсумування
На завершення співпраця з eVolpe в віддалений час роботи можливий і досить схожий на стандартні умови. Щиро сподіваюся, що скоро ми зможемо зустрітися особисто, а до того часу запрошую до співпраці у віддаленому режимі. Без перешкод узгоджуємо умови співпраці по телефону або електронною поштою та аналіз провести попередню реалізацію у формі телеконференції. Інструментів багато що полегшить нам це завдання. Також усвідомлюючи ризики готуючись до них, ми можемо зробити стільки ж, скільки робимо зазвичай, навіть не виходячи з квартири. Віддалені зустрічі не такі складні, як могли б бути витрачати, а сама реалізація роботи з програмування належить eVolpe.
Давай поговоримо про це, оскільки можемо почати співпрацю на зазначених вище умовах.
Додай щось від себе
Залиш повідомлення
- GO LIVE CRM: 8 кроків до успішного запуску системи - 18 Березня 2024
- Процес впровадження CRM. 8 порад, як правильно ним керувати - 11 Жовтня 2021
- База знань CRM – інформація, яку можна отримати з системи - 11 Серпня 2021
