- Як вибрати CRM систему для компанії? - 9 Вересня 2021
- eVolpe Marketing - 15 Червня 2020
- Office Re-Entry, або як організувати повернення в офіс - 2 Червня 2020
Дистанційна робота та гнучкий графік роботи – практика в епоху загрози епідемії коронавірусу в Польщі
Я не часто публікую тут статті. Як президент компанії з кількома десятками співробітників, я нещодавно зіткнувся з тим, чого не очікував кілька місяців тому, коли планував діяльність на 2020 рік. Тому я вирішив поділитися своїми ідеями та ідеями щодо покращення роботи компанії в епоху коронавірусу.
З моменту виявлення коронавірусу в Польщі було посилено профілактичні заходи для подолання наслідків прогнозованої епідемії. У Познані, де знаходиться eVolpe, школи та муніципальні установи були закриті на два тижні. Те саме стосується інших закладів такого типу по всій країні та організаторів масових заходів. Численні компанії в нашому середовищі впроваджують більш-менш суворі профілактичні заходи. Подібні сигнали я отримую від своїх друзів, підприємців з різних воєводств. У тому числі і від наших клієнтів. Незалежно від вашого ставлення до стану підвищеної готовності – ми не пропустимо деякі зміни. І не в найближчі місяці чи тижні, а, можливо, навіть дні.
Зважаючи на це, ось суб’єктивний список рекомендовані вдосконалення, які допоможуть підготувати вашу компанію до епідемії коронавірус. Сподіваюся, це допоможе.
віддалена робота та гнучкий графік роботи – практика
На додаток до заголовків про нові спалахи вірусів, одне з поширених повідомлень у ЗМІ стосується масового переходу до віддаленої роботи. Цілком можливо, що багато хто з нас, особливо в сфері послуг, зіткнуться з тим же. Можливо, ти вже розглядаєш проактивне впровадження цього типу рішення.
Особисто я вважаю, що відкритість до такого способу співпраці – це найкраще, що може сьогодні зробити підприємець. До речі, у мене є для вас список речей, про які ти повинен подбати, перш ніж відправити свою команду додому.
# 1 Спілкування
Одна з головних проблем під час роботи поза офісом компанії є правильний потік інформації. Це справедливо для обох комунікацій внутрішні та розмови з клієнтами, як поточними, так і потенційними. Поліпшення циркуляції знань про досягнуті домовленості забезпечується такими рішеннями, як наприклад програмне забезпечення для телеконференцій, корпоративний чат або CRM система інтегрована з електронною скринькою.
Телеконференції
В епоху коронавірусу варто подумати про технічну сторону організація зустрічей. Найпростіша відповідь на питання про необхідне обладнання – Телефон. Ситуація складна, коли йдеться про координацію людей різні організації, розкидані по Польщі (або за її межами) і працюють віддалено. Рішення, яке працює для eVolpe, і я можу допомогти рекомендуємо онлайн-зустрічі в Microsoft Teams.
Це спеціальний інструмент для організації відеоконференцій і аудіо з людьми в зоні дії Інтернету. Просто поділися відповідним посиланням та використовуй згенерований сеанс у погоджений час. Зустрічі можеш також записуй та ділися з відсутніми. Це також дуже добре якість звуку та зображення гарантована відомим виробником. Якщо ти використовуєш Office 365, можливо, у тебе уже є служба голосових конференцій в пакеті. Варто поглянути.
Корпоративний чат
Для внутрішнього облаштування та швидкої заміни повідомлення, все, що вам потрібно, це корпоративний чат. У eVolpe ми використовуємо рішення називається Rocket.Chat. На ринку є багато інших рішень цього типу. Інструмент самі користі під час повсякденної роботи в офісі, не кажучи вже про відстань. Якщо ти звик до швидкого зворотного зв’язку, то часу поки гарантоване, наприклад, невелике офісне приміщення – не потрібно дивуватися, в в контексті поточних подій корпоративний чат просто незамінний! До речі, можна розмісти його на своєму веб-сайті та запропонуй своїм клієнтам додатковий канал спілкування з продавцями або консультантами. Просто такий бонус поточної ситуації.
Система CRM
CRM-система – це не тільки програмне забезпечення для управління стосунки з клієнтами, а також дуже хороший інструмент спілкування. Архівація повідомлень електронної пошти, заміток із зустрічей і телефонних дзвінків, Нагадування про подальші дії – усі ці функції стане в нагоді, коли ти не можеш зустрітися з командою та перевірити статус індивідуальні можливості продажу у вашій улюбленій конференц-залі. Відносини з клієнти на відстані допоможуть запустити модуль Customer Journey переваги нещодавно описав наш керівник відділу продажів Славек. Для отримання додаткової інформації, запрошую ТУТ.
Повертаючись назад, я думаю, що в часи загрози коронавірусу ти повинен особливо подивися на ті рішення, які доступні в браузерах і ними можна керувати на мобільних пристроях. Пропонується від eVolpe Sugar Mobile app, на наприклад, він працює навіть без офлайн-доступу до Інтернету.
До речі, звертаю вашу увагу на системи Open Source як такі Очікуючи економічного спаду, тобі може знадобитися альтернатива дорогим комерційним рішенням. Дешеві та традиційні (паперовий календар, загальний аркуш Excel тощо) через свої обмеження тепер можуть лише ускладнити тобі завдання. Рішення, на мою думку, лежить десь посередині.
№ 2 Процедури
Процеси та процедури звучать не дуже привабливо, але будь ласка дай мені можливість розвинути свою думку. Що асоціюється з ворожими підприємцями Бюрократія цього разу має шанс позбавити тебе від багатьох проблем.
Як ми вже встановили, найкращий і, можливо, неминучий рішення поки що – віддалена робота. Сучасних професій може бути багато виконувати, не виходячи з власної квартири. Але чи готова твоя організація за стільки днів відсутності співробітників у твоєму штабі? Я думаю сьогодні варто встановити та популяризувати положення про цей вид професійної діяльності.
Управління робочим часом
Ти можете контролювати хід виконання призначених завдань за допомогою інструменту обліку часу, тобто один із професійних модулів програмного забезпечення HCM. Таке рішення допоможе вам відстежувати час, витрачений на індивідуальне виконання обов’язків, перевірити продуктивність роботи колективу під час поважної відсутності в офісі та дивися спільний календар (віртуальних) зустрічей.
В eVolpe ми також використовуємо інструмент навігації проекти під назвою Redmine. Завдяки інтеграції з системою обліку часу я тут спокійний за хід нашої діяльності. Я можу перевірити що було зроблено та реагувати на можливі відхилення від норми, наприклад, щодо швидкості реагування на запити.
Наші клієнти також мають доступ до Redmine. Обслуговує обмін вимогами та визначення пріоритетів для наступних функціональних приростів створеного через нас програмного забезпечення. Ти вже бачив використання подібного інструменту в твоїй організації?
Схема документообігу
Ти використовуєш у своїй компанії паперовий архів документів? Цей параграф тебе зацікавить.
Досту до знань, заблокованих у папках, тепер може бути дуже обмежений. Зважаючи на ситуацію, ти повинен знайти спосіб бути ефективним документообіг корпоративної документації. Обмін файлами через електронну пошту є абсолютним мінімумом. Контроль версій тоді важчий, але принаймні тобі не потрібно все роздруковувати та зберігати в узгодженому місці. Оптимальний план – спільний диск, завдяки якому можна легко розпізнати, хто і в якій мірі зробив останні зміни.
Сьогодні я вже поділився деякими практиками вони добре працюють в eVolpe. Ми багато років використовуємо систему в сфері документообігу Клас DSM / ECM під назвою Alfresco. Ми навіть інтегрували його з екземпляром програмного забезпечення, яке ми використовуємо CRM. Плагін, який зробив це можливим, доступний для завантаження за адресою платформі evolpe.shop .
Що відрізняє саме Alfresco? Це комплексний і перш за все, високобезпечна система для корпоративного конфіденційного зберігання документація. Система успішно використовується, наприклад, в NASA. В існуючому ситуації, це ідеальне рішення, яке покращить керування вашим ноу-хау, віддалено; з інформацією про версії та можливості обмеження доступу до вибраних областей. Все з браузера веб-сайт підтримується на будь-якому пристрої.
№3 Інфраструктура IT
Сьогодні я навів багато прикладів систем, які полегшують це виконання обов’язків поза звичним робочим місцем. Я думаю, що особливо зараз варто подбати про багатофункціональність інфраструктури IT. До його найважливіших елементів відносяться: система CRM, інструмент для організація робочого часу та документообіг. Такі зручності теж будуть корисні наприклад: корпоративний чат, інструмент телеконференції або система управління проекти.
Коли все це запущено, все, що залишилося зробити, це отримати дозвіл відповідні доступи та конфігурація перегляду відповідно до ролі, яку виконуєш в організації.
Також не варто забувати про питання, пов’язані з безпека даних компанії! Згадай про VPN, тобто налаштуй віртуальна приватна мережа, яка допоможе захистити всю твою інфраструктуру від несанкціонований доступ ззовні!
Усі ці вдосконалення підготують твою компанію до періоду посилити віддалену роботу та допомогти оптимізувати діяльність також після цього як коронавірус зникає зі ЗМІ, а головне з наших найближчих оточення.
Підсумування
Зміни та вдосконалення мають стосуватися трьох напрямків ведення бізнесу: комунікація, процедури та ІТ-інфраструктура. Якщо Ви ще не уточнили розподіл обов’язків і процес обслуговування клієнтів, Я думаю, що це останній момент. Почати варто з визначення методів роботи, до яких ти звик у своїй організації та створюєте план перенесення їх у системне середовище. Ти використовуєш папір копії документів, до яких у тебе зараз обмежений доступ? Ти пишетш план дій на дошці чи фліпчарті? Давно час для інновації! Можливо, ситуація з коронавірусом не є обмеженням, але тригер позитивних змін на польських підприємствах. Така філософія, тобі Я рекомендую це і маю намір дотримуватися його сам.
А які вдосконалення для впровадження віддаленої роботи ти плануєш у своїй компанії?
Поговоримо про консалтингову послугу
Залиш повідомлення. Ми зв’яжемося з тобою протягом 24 годин
- Як вибрати CRM систему для компанії? - 9 Вересня 2021
- eVolpe Marketing - 15 Червня 2020
- Office Re-Entry, або як організувати повернення в офіс - 2 Червня 2020
