- Як вибрати CRM систему для компанії? - 9 Вересня 2021
- eVolpe Marketing - 15 Червня 2020
- Office Re-Entry, або як організувати повернення в офіс - 2 Червня 2020
Сьогодні я хочу поділитися з вами своїм досвідом повернення в офіс після тривалої перерви.
Минулої п’ятниці, тобто за нашою корпоративною традицією т. зв eVolpe Day – день саморозвитку та інтеграції – також був датою, коли члени команди eVolpe могли офіційно повернутися до роботи в будівлі бізнес-центру «Виногради».
У нашому випадку Office Re-Entry є досить складним і вимогливим завданням. Якщо тобі цікаво, як здійснити такий процес у твоїй організації, можливо, мої спостереження будуть корисними.
Дім, милий дім… офіс
В eVolpe ми перейшли на повну дистанційну роботу на початку березня 2020 року. Це не була повна революція, тому що такий спосіб роботи був і залишається можливим в eVolpe «на вимогу».
Про це я писав у статті під назвою «Як підготувати компанію до епідемії коронавірусу?» Нам пощастило, що ще до епідемії ми звикли до варіанту домашнього офісу та мали потрібні інструменти, щоб увімкнути таку формулу. Безперечно, на нас чекали й деякі випробування. Одним із найважливіших аспектів було забезпечення оптимального потоку інформації між розрізненими членами проектних команд. Мета була досягнута завдяки таким системам, як:
Сьогодні нас очікує черговий суд. Як організувати роботу в офісі, коли загрозу коронавірусу ще не усунено?
Поки не буде винайдена вакцина, я думаю, що ми не можемо говорити про повернення до нормального життя. До того ж, навчені досвідом останніх місяців, мабуть, варто бути готовими до подібних ситуацій…
Перш ніж розповісти про способи забезпечення безпеки, у мене кілька слів для вас про підготовку, яку ми зробили перед поверненням до офісної будівлі.
Офіс Re-Entry, Office Re-Purpose
Певні зміни були вимушені процедурою, яку нав’язують роботодавці. Кінець травня – час для невеликої зміни меблів в eVolpe. Деяким довелося змінити постійне місце проживання. Деяким довелося змінити постійне місце проживання. Для цього ми (тимчасово) розробили нашу зону розваг інакше. На жаль, зараз неможливо скористатися такими атракціонами, як більярд чи настільний футбол. Ми уникаємо непотрібних зібрань, тому нам потрібні додаткові офісні приміщення замість кімнати відпочинку. Можливо, твоя організація знайде приміщення, яке можна використовувати іншим, більш ефективним способом? Швидкий «ремонт», і кожен зможе почуватися комфортно та безпечно.
Санітарні правила в адміністративній будівлі
На цьому місці варто подякувати адміністрації БЦ «Виногради», яка допомагає забезпечити безпеку всіх користувачів офісної будівлі. Будівлю обладнали безконтактними апаратами для дезінфекції рук; Також були введені додаткові санвузли в зонах загального користування. Для ліфтів діє принцип «одного ходу». Тому варто бути на роботі завчасно, щоб уникнути «пробок» у холі офісу. За таких обставин це, звичайно, зрозуміло. Я думаю, що ми всі усвідомлюємо переваги таких маленьких щоденних компромісів. Ти завжди можеш пройти сходами разом з іншими. Крім того, після перетину порогу eVolpe ти проходиш ще одну станцію дезінфекції. Рекомендую нашим співробітникам при кожному вході в офіс використовувати вірусні та бактерицидні засоби.
Бажаний подарунок для кожного
Повернення в офіс після кількох тижнів віддаленої роботи – подія. Вирішили, що це теж треба як слід «помітити».
На кожного eVolp-овіча чекав невеликий вітальний пакет. На прибраних та перенесених на нові столиках ми залишили: зручний дезінфікуючий засіб, маску для рота та носа та чим підсолодити та розпочати день – адже шоколад – це незамінне джерело бадьорого магнію!
Нові правила спільної безпеки
Окрім правил щодо дотримання гігієни та відповідного інтервалу під час виконання службових обов’язків, ми також ввели деякі додаткові організаційні правила. Усі зустрічі більше ніж 3 осіб все ще відбуваються у нас у формі відеоконференцій, включаючи т.зв. Що нового – щомісячна можливість поділитися корисними знаннями. Нехай це й банально, але кімнати загального користування ми провітрюємо набагато частіше. Також ми відмовляємося від замовлення їжі та приватних посилок на адресу офісу. Такі незначні зміни служать безпеці взаємних контактів в обмеженому просторі. Якщо ти також запровадиш інші, подібні процедури – буду радий дізнатися, які.
Відстеження взаємодії між співробітниками? Це хороша ідея?
У контексті забезпечення безпеки під час роботи в офісі я розглядаю ще одну ідею. Я запитував про цю проблему в останній публікації на LinkedIn. Суть у тому, щоб відстежувати контакти між членами команди.
В опитуванні на цю тему аж 47% заявили, що бачать таку потребу. Є й багато інших сумнівів юридичного чи організаційного характеру. Це змусило мене задуматися. Особисто я збираюся спробувати це рішення у своїй організації. Оскільки я керую організацією, пов’язаною з ІТ, я вирішив приєднатися до однієї із систем механізму Employee Interaction Tracking.
Відстеження взаємодії співробітників – дослідження контактів між співробітниками
Відстеження взаємодії співробітників – це спосіб зберігати інформацію про те, хто і коли контактував один з одним у закритій офісній будівлі чи виробничому цеху. Моя мета полягає не в тому, щоб тримати співробітників під наглядом, а в тому, щоб адекватно реагувати на ситуацію у разі можливої вірусної загрози.
Я вважаю, що не варто закривати всю компанію, якщо із записів у системі зрозуміло, що інфікований член команди працював віддалено або займав окремий офіс і бачив лише кілька людей у певний період. Тоді обстеження та карантин підлягають лише людям, з якими він безпосередньо контактував.
І так, це правда: тема досить суперечлива і викликає правові та етичні сумніви. Кордон – це те, звідки починається злом чужої свободи. Якщо роботодавець отримує дозвіл на збір такого роду інформації в цілях безпеки і не зловживає своїми повноваженнями – думаю, все добре. Питання в тому, хто тебе працевлаштовує…
Як вивчити контакти між співробітниками і не переборщити?
Система HCM, реалізована компанією eVolpe, пропонує функціональні можливості, які дозволяють розумно досліджувати контакти. Незабаром в останній версії програмного забезпечення MintHCM з’явиться механізм дослідження взаємодії між співробітниками.
Як це працює? В кінці дня кожен співробітник отримує сповіщення про необхідність поєднати робочий план із записами людей, яких він бачив. Простий прапорець робить свою справу. Ніхто ні за ким не «стежить», і достовірність інформації залежить від рівня відданості та доброї волі працівника.
Як і у випадку вимірювання робочого часу в модулі відстеження часу, де користувач декларує періоди часу, протягом яких він / вона виконував певні обов’язки, також у сфері відстеження взаємодії співробітників все залежить від старанності та ретельності введені знання.
Я сподіваюся, що у мене ніколи не буде можливості ним скористатися, але якщо я виявлю випадок будь-якої інфекційної хвороби серед моїх співробітників, система дозволить мені повідомити інформацію про контакти між співробітниками в певний день і стосовно вказаного користувача .
Особисто я припускаю, що система призначена не як інструмент стеження, а як інструмент для тих, хто дбає про взаємну безпеку та міцне здоров’я. Зі свого боку, я хочу бути впевненим, що я зробив усе, щоб зробити роботу eVolpe безпечною. Решта залежить від моєї команди.
Підсумування
Office Re-Entry, всупереч зовнішньому вигляду, дуже складний проект. Недостатньо повідомити співробітникам, коли вони повернуться в офіс. Тобі все одно потрібно подбати про їх безпеку та благополуччя. У статті я навів деякі ідеї, які мені вдалося реалізувати в eVolpe і які, на мій погляд, сприяли приємному і безпроблемному поверненню в офісну будівлю. Сподіваюся, мої спостереження будуть вам корисні. Я радий поговорити, в тому числі про альтернативні ідеї. Тема, безсумнівно, широка і залишатиметься актуальною ще деякий час. Цей процес займає не один день і в нинішній соціально-економічній ситуації залишається одним із найважливіших аспектів Employer Branding та охорони праці.
У тебе є які-небудь питання? Ти хочеш щось додати?
Залишити повідомлення
- Як вибрати CRM систему для компанії? - 9 Вересня 2021
- eVolpe Marketing - 15 Червня 2020
- Office Re-Entry, або як організувати повернення в офіс - 2 Червня 2020
