Що робити з «успадкованою» CRM-системою?

CRM
Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Dość często widuję w Internecie oferty pracy na stanowisku Specjalista ds. CRM. Zakładam, że to efekt wzrostu świadomości na temat korzyści płynących z posiadania tego typu oprogramowania.

Skoro firmy poszukują takich rozwiązań, to wzrasta też popyt na specjalistów, którzy zajmą się projektem, albo dokończą to, co rozpoczęli poprzednicy.

Jeśli obejmujesz takie właśnie stanowisko – możliwe, że zidentyfikujesz się z problemem dzisiejszego „odcinka”.

Legacy software – technologiczny buzz word końcówki 2020 roku

Legacy software, bo o tym będzie mowa, to oprogramowanie „odziedziczone w spadku”, funkcjonujące w organizacji od dłuższego czasu; z oczywistych powodów – coraz mniej aktualne. I nie chodzi mi o brak systematycznych upgrade’ów, ale ogólne funkcjonalne oderwanie od potrzeb nowoczesnego przedsiębiorstwa.  

Może to też oznaczać system, który jest poprzednikiem współczesnych odpowiedników. Na przykład SugarCRM Community Edition w relacji do Sugar Sell.

Szybki rozwój technologiczny ostatnich lat, a nawet miesięcy sprawił, że wielu producentów zostało daleko w tyle za liderami (por. Raport Gartnera 2020).

Od aplikacji CRM coraz częściej wymagamy sztucznej inteligencji, a przynajmniej – mechanizmów Business Intelligence. Na popularności zyskują rozwiązania chmurowe, gdzie za bezpieczeństwo danych odpowiada solidna, renomowana firma, a także takie, które pozwalają na swobodną integrację i skomponowanie prawdziwej (a nie tylko marketingowo rozdmuchanej) platformy CRM/CX.

No dobrze, ale co zrobić z przestarzałym oprogramowaniem legacy software, jeżeli takie już funkcjonuje w Twojej organizacji?

Spieszę z propozycją.

Legacy software – dekonstrukcja

Niezależnie od tego, czy jest to Twój pierwszy dzień na stanowisku specjalisty ds. CRM, czy doskonale znasz wszystkie tricki w topornej, ale przez lata oswojonej aplikacji – czeka Cię spore wyzwanie. Modernizacja legacy software to długotrwały i skomplikowany, ale nie niemożliwy proces. Chętnie pomogę Ci przez niego przejść. Ale po kolei.

Dobra informacja jest taka, że w ogóle macie już jakiś system. A to oznacza, że jesteście w posiadaniu lepiej lub gorzej, ale jednak – uporządkowanej bazy kontrahentów i potencjalnych klientów. Nawet jeżeli trudno się z tego korzysta w realiach 2021 roku, to przynajmniej nie musicie zaczynać od zera i przepisywać wszystkiego (jak niektórzy) z papierowych kalendarzy, segregatorów czy kiepsko zarządzanych plików excel. Pozytywne nastawienie tylko Ci pomoże.

Ocena sytuacji

Od strony praktycznej potrzebujesz „cofnąć się o krok”, by zweryfikować zasadność całego przedsięwzięcia. Możliwe, że problemem nie jest przestarzały system, a nieumiejętność korzystania z działających, acz nieuświadomionych funkcji. W takim wypadku zamiast wdrożenia nowego lub modernizacji starego narzędzia – wystarczą szkolenia dla użytkowników końcowych i drobne dostosowania administratorskie (czyt.: „umiejętna konfiguracja systemu”).

Na tym etapie polecam rozważyć następujące kwestie:

  • funkcjonalne dopasowanie systemu do potrzeb biznesowych organizacji
  • realną wartość z użytkowania systemu
  • elastyczność, możliwość dokonywania dalszych zmian w kodzie
  • koszt posiadania (wysokość opłat licencyjnych, opłat dodatkowych, wydatków na naprawy i rozbudowę)
  • poziom skomplikowania aplikacji z perspektywy użytkownika
  • bezpieczeństwo danych

Jeśli system sprawia problemy w wymienionych obszarach – decyzja o jego zmianie (ewentualnie naprawie) jest jak najbardziej słuszna i czas zabrać się do pracy!

Nie zawsze kupno nowego systemu to optymalna opcja. Rozważ swój przypadek indywidualnie. Weź pod uwagę budżet oraz termin realizacji. Jeżeli masz problem z określeniem potrzeb biznesowych albo przeniesieniem ich na funkcjonalność systemu – skorzystaj ze wsparcia doświadczonych analityków. Jestem w stanie Cię z takimi skontaktować.

Rozpoznanie możliwych opcji

Kiedy masz już pewność, w czym problem – najwyższa pora zdecydować się na ścieżkę modernizacji. Tutaj znowu kilka wariantów do rozważenia.

#1 Plan minimum

Najprostszym z nich jest podejście hermetyczne, czyli wykorzystanie uporządkowanej struktury danych z legacy software w innym narzędziu. Jest to możliwe dzięki integracji systemów np. poprzez interface API. Codzienna praca odbywa się wtedy bez logowania do przestarzałej aplikacji; nadal musisz jednak dbać o jej bezpieczny hosting i stabilność. Plan minimum zadziała jednak tylko wtedy, jeżeli korzystacie z innej biznesowej aplikacji, której funkcje wystarczają do prowadzenia typowo CRM-owych procesów. Mogą się do tego nadawać niektóre systemy ERP czy Customer Support.

#2 Re-hosting

Druga, trochę bardziej skomplikowana opcja to tzw. re-hosting aplikacji, czyli przenosiny systemu na inny serwer. Jeżeli problemem są koszty utrzymania własnej infrastruktury serwerowej oraz kwestie bezpieczeństwa danych, a funkcjonalność narzędzia nie wymaga upgrade’u – być może jest to droga dla Ciebie. Producenci oprogramowania, którzy oprócz systemów „On-Premise” oferują także „Software as a Service” – chętnie Ci taką opcję umożliwią.

#3 Migracja

Trzecia opcja to rozbudowany plan minimum. Zamiast stale czerpać z bazy legacy software, można te informacje po prostu przenieść. Na tym właśnie polega migracja danych. Przy okazji będzie pewnie szansa, aby dokonać drobnych zmian w kodzie docelowej aplikacji.

#4 Refactor

Modernizację legacy software możesz przeprowadzić także poprzez przebudowę i optymalizację istniejącego kodu (pod warunkiem jego otwartości), bez zmiany core działania aplikacji. W ten sposób pozbędziesz się tzw. długu technologicznego, czyli przestarzałych mechanizmów oraz poprawisz funkcjonalność wykorzystywanych obszarów.

#5 Przebudowa

Jeżeli nie rezygnujesz z wykorzystywanego oprogramowania – możesz też zasadniczo je przebudować (pod warunkiem, że nadal Ci się to opłaca). Otwarty kod pozwala na dowolne zmiany funkcjonalne i estetyczne. Jak to się często mówi: sky is the limit. Jeśli rozliczasz się z firmą wdrożeniową w systemie Time & Material – zapłacisz tylko za zgłaszane na bieżąco wymagania (zgodnie z tym, ile poświęcono czasu i zasobów).

#6 Wymiana systemu

No cóż, jeśli legacy software zupełnie nie spełnia Waszych potrzeb – pracę zespołu usprawni tylko rezygnacja z przestarzałej aplikacji na rzecz nowoczesnego narzędzia. W takim przypadku – skonsultuj się z analitykami biznesowymi i wspólnie wybierzcie odpowiednie rozwiązanie.

Na szybko możesz też sprawdzić, którą aplikację podpowie Ci nasz CRM Generator.

Czas decyzji

Już wiesz, jakie są możliwości. Pozostaje na coś się zdecydować. I tak, mam świadomość, że decyzja o modernizacji legacy software to proces, a nie checkbox do oznaczenia. Komitet zakupowy (obojętnie czy chodzi o nowy system, czy usługę rozbudowy) będzie potrzebował odpowiednich argumentów, kilku ofert do porównania, Twojej rekomendacji jako specjalisty i… czasu do zastanowienia. To wszystko musimy im na tym etapie wspólnie zapewnić.

Służę pomocą, jeżeli decydentów interesują case study podobnych realizacji albo referencje od wiarygodnej marki.

Tutaj dzielę się też informacją o kolejnych etapach potencjalnego wdrożenia.  Pobierz nasz e-Book. Nawet jeśli nie skorzystasz z usług eVolpe – przynajmniej dowiesz się, czego można wymagać od konkurencji.

Podsumowanie

Modernizacja legacy software to tak naprawdę wybór pomiędzy jego utrzymaniem, przebudową a wymianą. Dobra informacja jest taka, że sami decydujecie o zaawansowaniu koniecznych przekształceń. Największą korzyść przyniesie rozwiązanie, które przy możliwie niskim nakładzie inwestycyjnym zagwarantuje największy zysk. Brzmi banalnie? Niestety nie mam lepszej rekomendacji, dopóki nie omówimy indywidualnych wymagań. Tak, jak opisałem powyżej – opcji jest sześć. Siedem, jeśli jednak nie zmieniamy nic.


Masz pytania?

Wypełnij formularz, żeby je zadać.

Co to jest legacy software?

Legacy software to oprogramowanie „odziedziczone w spadku”, funkcjonujące w organizacji od dłuższego czasu; z oczywistych powodów – coraz mniej aktualne. Może to też oznaczać system, który jest poprzednikiem współczesnych odpowiedników. Na przykład SugarCRM Community Edition w relacji do Sugar Sell.

Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Powiązane artykuły

Прокрутка до верху