Як впровадити CRM систему,
щоб гарантувати майже 900% повернення інвестицій?
Впровадження CRM-системи – це багатоетапний процес впровадження програмного забезпечення для управління відносинами з клієнтами в організації. Це може бути досить довго і дорого, але є також способи швидко «запустити» базове програмне забезпечення. Найважливіше – усвідомлювати власні потреби та розглядати тему як інвестицію. Коли система відповідає організації, а не навпаки, ти отримуєш інструмент, який виправдовує себе.
Чи знаєш ти, що…
За кожен долар, інвестований у CRM-систему, ти маєш шанс повернути своєму бізнесу 8,71 долара США.
Джерело: Nucleus Research
Зміст: впровадження CRM системи
Як підготуватися до впровадження CRM системи?
Як має виглядати запит для CRM системи?
Як вибрати компанію-реалізатора?
Що запитати у постачальника CRM?
Як правильно вибрати CRM систему?
Скільки коштує впровадження CRM системи?
Етапи впровадження CRM системи
Що вимагати від Product Owner(координатора проекту)?
Що тебе чекає після завершення впровадження?
Контакт – консультація експерта з впровадження
Як підготуватися до впровадження CRM системи?
Щоб застосувати правильний інструмент, ти повинен знати власні потреби. Замість того, щоб з’ясовувати, яка система найкраща, зосередься на власних вимогах. Завдяки співпраці з компанією-реалізатором ти можеш отримати програмне забезпечення, яке повністю відповідає внутрішнім процедурам. Тобі не потрібен інструмент, до якого доведеться адаптувати всю організацію. Краще навпаки.
Тепер, коли ти знаєш, які твої індивідуальні потреби, перетвориш їх на системні вимоги. Для уточнення списку послужить аналіз перед впровадженням за участю професійного бізнес-аналітика. Для початку варто знати, чи система повинна пропонувати функції на межі маркетингу та продажів, пропозиції, обслуговування клієнтів і чи може використовуватися лише для реєстрації запитів.
Чим краще ти підготувався до співбесіди, чим більше інформації зібрав, тим ефективніше ти будеш спілкуватися з реалізатором. Хорошою практикою є підготовка документа RFP (Request for Proposal), тобто просто запит на пропозицію в письмовій формі та надісланий електронною поштою.
У співпраці з компанією-реалізатором ти зможеш визначити необхідний функціональний обсяг програмного забезпечення. Завдяки попередньому аналізу впровадження ти розробиш т.зв Backlog продукту, куди надсилатимуться ідеї щодо вдосконалення певної системи. Призначений Власник продукту (координатор проекту) розставляє їх за пріоритетністю та обирає для впровадження під час виконання робіт.
Якщо тобі важко зрозуміти ідею управління взаємовідносинами з клієнтами або принципи роботи в системі такого класу, ти можеш вибрати додаткові семінари. Система Overview відкриє для тебе можливості CRM-інструменту. Відкриття продукту відповість на питання: “Що?”, “Для кого?” і як?” має бути реалізовано.
Важливим аспектом проекту є методологія, за якою проводяться роботи з впровадження. Існує два основних тренди: традиційний (Waterfall) і agile (Agile).
Чи будуть роботи з впровадження проводитися за традиційною або agile методологією, в більшості випадків залежить від підходу клієнта до питання активної участі у впровадженні, позиції щодо «жорсткої» документації та свободи Product Owner у контролі бюджету.
Коли ти знаєш методологію, за якою будеш впроваджувати впровадження – час санкціонувати це, підписавши відповідний документ. Договір з реалізатором – це твоя безпека у разі відмови від проекту. За замовчуванням наказує виплату платежів лише за вже виконану роботу. У разі виходу з проекту система в поточному стані залишиться у вашому повному розпорядженні.
Початкові вимоги до системи перевіряються під час семінарів, які називаються аналізом перед впровадженням. У рамках такої зустрічі обговорюються головні цілі впровадження системи, основні потреби бізнесу окремих груп бенефіціарів, а також процеси, що відбуваються на підприємстві. Добре організований аналіз дозволяє виявити ключові потреби та підготувати Беклог і оцінити бюджет проекту.
Белог продукту — це пріоритетний список системних вимог. Його форма впливає на оцінку реалізації проекту. Кожне питання, яке до нього потрапляє, підлягає окремій «оцінці» та пріоритезації. Завдяки цьому інструменту ти можеш точно дізнатися, на що, коли і скільки грошей ти витрачаєш, а також визначити реальну вартість твоїх інвестицій.
Під час роботи з впровадження ти будеш часто спілкуватися з командою розробників. Для цього важливо призначити відповідну людину. Як тільки ти дізнаєшся, хто буде координатором проекту з вашого боку, настав час прийняти рішення про створення оригінальних елементів коду. Все, що буде створено в рамках вашого проекту крім стандартного – це твоя власність і ти можеш розпоряджатися нею самостійно.
Як має виглядати запит для CRM системи?
Щоб пришвидшити етап дослідження потреб, підготуй комплексний запит пропозицій (RFP). Включно з інформацію, яку консультант із впровадження все одно випитає у тебе.
Ретельний RFP (запит на пропозицію) прискорить процес вибору програмного забезпечення. Також ти швидше отримаєш відповідь на основне питання: «Яку CRM систему вибрати?»
Модель RFP на впровадження CRM системи включає:
Як вибрати компанію-реалізатора?
Впровадження системи CRM – це проект, який найкраще здійснювати з партнером із багатим досвідом і багатим портфоліо пропонованих систем.
Зверни увагу на ці кілька деталей, і ти побачиш, чи маєш ти справу з професіоналами в цій галузі.
Інтерес до точки зору клієнта
Досвідчений бізнес-партнер захоче знати, чи починаєш ти співпрацю з нуля, чи твій контакт є результатом незадоволеності вже використаним інструментом. Він також повинен мати для вас цілий список питань щодо робочого дня ключових користувачів, внутрішніх процедур, бюджету тощо. Це доводить, що він шукає рішення, адаптоване до індивідуальних вимог. В ідеалі це має організувати для тебе спеціальну майстерню – т. зв аналіз перед впровадженням.
Знайди компанію-реалізатор, яка дізнається про твої очікування. Вигода від такого підходу обопільна. Ти заощадиш гроші, а постачальник отримає задоволеного клієнта.
З урахуванням технічних питань
Досвідчений постачальник захоче знати, як виглядає вся ІТ-інфраструктура твоєї компанії.
Інструмент маркетингової автоматизації або система ERP є лише прикладами іншого типу програмного забезпечення, яке можна інтегрувати із запланованим рішенням CRM. Зробивши це, ти отримаєш комплексну платформу для обслуговування клієнтів на кожному етапі ваших ділових відносин. Робота з реалізатором, який приділяє увагу т. зв більшу картину, а не тільки замовне завдання і поспішне вирішення проекту. Ти отримаєш інструмент, який не тільки працює, але, головне, корисний.
Ти також можеш отримати підтримку від постачальника CRM під час міграції даних між системами. Поговори про це зі своїм консультантом. Ти заощадиш багато часу, необхідного для введення інформації в систему після її запуску.
Інтерес до масштабу реалізації проекту
Інтерес до масштабу реалізації проекту
Вони використовуються для кваліфікації клієнта з боку компанії-реалізатора. Але у них є і друге дно.
Чим більше підприємство, тим складніший процес впровадження. Консультант, з яким ти розмовляєш, повинен це враховувати. Інтерес до масштабу проекту використовується для оцінки необхідних ресурсів.
Співпрацюй з людьми, які запитують, з яким великим проектом їм доведеться мати справу. Ти уникнеш затримок, спричинених браком можливостей протягом зазначеного періоду.
Допитливість про специфіка твого бізнесу
Представник компанії-реалізатора повинен запитати тебе про особливості твоєї галузі. Завдяки такому типу інформації він визначить, яке рішення запропонувати.
Інший тип системи корисний для організації, що працює тільки в Інтернеті, а інший – для великої корпорації зі складним довгостроковим процесом продажів.
Вибери компанію з реалізації, яка присвячує час, щоб дізнатися про бізнес, з яким ти маєш справу. Це вплине на ефективність впровадженої CRM системи.
Пропозиція підтримки на кожному етапі впровадження
Надійна компанія-реалізатор обслуговує тебе на кожному етапі проекту. Він запровадить обраний інструмент, але також запропонує консультаційні, аналітичні послуги, послуги з навчання, хостингу та обслуговування. Недостатньо, щоб система існувала. Це потрібно для того, щоб працювати та розвиватися разом із зростанням твого бізнесу. Досвідчені фахівці також підтримають тебе на етапі навчання та бізнес-технічних консультацій. Відважся працювати з кимось, хто подбає про весь проект.
Багате портфоліо рішень
Добре, коли фірма-реалізатор, куди ти звертаєшся, пропонує різні види продукції.
Зважаючи на те, наскільки великий проект, краще, щоб система відповідала організації, а не організація вписувалася в «закриті рамки» єдино правильної системи.
Зверніться до реалізатора, який пропонує весь спектр бізнес-рішень. Ти забезпечиш комфорт вибору та гарантію співпраці з CRM-фахівцями замість … промоутерів продукту X.
Обери систему
з широкого асортименту eVolpe
Що запитати у постачальника CRM?
Питання безпеки даних
Після набуття чинності положень Загального регламенту захисту даних (GDPR) питання інформаційної безпеки стало одним із найпоширеніших питань, які виникають перед покупкою ІТ-програмного забезпечення.
Перш ніж вибрати CRM-систему та компанію, яка впровадить її, дізнайся, які вимоги щодо безпеки даних стосуються тебе і яким додатковим вимогам ти б хотів відповідати. Очікуй повну, прозору інформацію від партнера по реалізації про місце розміщення системи та використаний захист. Також визнач бажаний метод розміщення системи.
Співпрацюй з людьми, які говорять про GDPR з точки зору процесів. Готових систем, що гарантують дотримання регламенту, немає. До предмета слід підходити з аналітичної точки зору, і необхідно забезпечити можливість виконання відповідних процедур через належний потік інформації, конфігурацію системи та обмеження доступу. Фізична безпека серверів і такі проблеми, як резервне копіювання бази даних або шифрування підключення, також важливі.
Досвід проектування
Перш ніж почати співпрацю з компанією-реалізатором, перевір її досвід реалізації проектів для подібних організацій. Знання, отримані під час впровадження для іншої компанії в галузі, прискорять співпрацю та підвищать рівень взаєморозуміння.
Попроси партнера з реалізації отримати доступ до Case Study завершених проектів, рекомендацій і списку існуючих клієнтів. Якщо компанія, з якою ти спілкуєшся, не реалізувала проекти у твоїй галузі, вимагай інформацію про використання системи в різних організаціях по всьому світу, можливо, серед них ти знайдеш організацію-близнюка і переконаєшся в запропонованому інструменті.
Термін системи Go-Live
Методологія роботи, популярна в реаліях ІТ-проектів, базується на гнучкій реалізації проблем, зібраних у Backlog. З точки зору гнучкості, систему можна постійно розвивати, доповнюючи подальшими функціональними прирощеннями в послідовних ітераціях (так званих спринтах). Тоді важко визначити дату здачі проекту. Насправді все залежить від інвестора (тобто від тебе). Чим більше завдань ти аутсорсуєш – тим пізніше ти отримаєш продукт, який враховує їх усі.
Шукай бізнес-партнера, який після аналізу перед впровадженням визначить орієнтовну дату введення системи в експлуатацію відповідно до концепції, розробленої під час семінару. Вступити в співпрацю з організацією, яка пропонує опцію MVP системи, а потім просто додає впорядковані функції до вже запущеного інструменту. Для цього дуже добре працюють рішення з відкритим кодом. У такій ситуації ти можеш використовувати систему практично відразу, і лише час від часу (зазвичай кожні 2 тижні) «додавати» в неї нові елементи.
Додаткові комісії (на додаток до вартості впровадження)
Послуга впровадження часто не єдина вартість придбання ІТ-системи. Ти повинен враховувати той факт, що в деяких випадках ти будеш платити додатково за ліцензії, виклики API, пакети з функціоналом поза коробки, навчання, обслуговування або хостинг. При розмові з реалізатором обов’язково запитай про ці теми.
Безкоштовна CRM і система без ліцензійних зборів – це два різні поняття. Якщо програмне забезпечення не передбачає явних витрат на доступ для користувачів (популярні ліцензії), то ти, швидше за все, заплатиш або за впровадження, або за перевищення певної кількості використаних серверних ресурсів, або за доступ до стандартних пакетів (наприклад, мова пакет, інтегратор з ел. Щоб добре розрахувати бюджет – обов’язково запитай про всі додаткові збори.
Вимагай вказівку верхньої межі бюджету системи (в узгодженій формі). Від досвідченого партнера з впровадження ти отримаєш не лише загальну суму, але й підсумок передбачуваних витрат на окремі функції (наданий під час аналізу перед впровадженням).
Ознайомся з принципами моделі Time & Material. Скористайся можливістю отримувати оплату лише за час і ресурси, витрачені на реалізацію проекту. Пам’ятай, що як власник продукту ти можеш вільно контролювати, що йде до наступного спринту. Ти приймаєш рішення на основі кошторису, наданого тобі для ознайомлення перед початком роботи над конкретним питанням.
Міграція даних
Як виявилося, ахіллесовою п’ятою багатьох впроваджень є етап передачі даних в CRM з інших джерел. Зазвичай це також один із останніх кроків перед т. зв початок виробництва. Щоб успішно запустити новий інструмент, необхідно звернути увагу на наступне:
Заплануй принаймні один додатковий тиждень, щоб забезпечити процес міграції даних.
Перш ніж дозволити передачу даних у виробництво, запусти тест на тестовому екземплярі. (Досвідчений партнер із впровадження обов’язково запропонує тобі такий сценарій).
Навчання для користувачів
Плануючи впровадження ІТ, варто враховувати етапи, які слідують після запуску системи у виробництво. Ти не витрачаєш гроші на нове програмне забезпечення, щоб не користуватися ним.
Прийняття користувачами – це аспект, який безпосередньо впливає на рентабельність інвестицій (ROI), згадану вище. Щоб система приносила передбачувані переваги для бізнесу, необхідно бути повністю обізнаним про пропоновані функції; особливо серед співробітників компанії, які не брали участі в попередніх фазах проекту. Дізнайся, чи буде постачальник програмного забезпечення, з яким ти спілкуєшся, здійснювати навчання користувачів використанню нового інструменту, і узгодь з ним відповідні умови. Важливо, що порушуються теоретичні питання та здійснюються практичні заняття.
Сервісна підтримка
В ІТ не існує такого поняття, як «готова система». Навіть після того, як проект офіційно завершений і ти починаєш працювати з інструментом – ти можеш додати до нього нові механізми.
Накази, що стосуються т. зв «Малу забудову» найкраще здійснювати на основі сервісної співпраці з компанією-реалізатором. Веб-сайт також піклується про виправлення будь-яких помилок і подальші консультації з командою розробників. Технічна підтримка може включати: налаштування доступу для нового співробітника, зміну налаштувань електронної пошти, інтеграцію з додатковим додатком, розробку існуючого або додавання абсолютно нової функції тощо.
Пам’ятай! Зміни – це щось природне у світі ІТ. Твоя система повинна розвиватися разом з розвитком твого бізнесу.
Тобі також не потрібно знати, як працюють ІТ-системи, щоб вимагати, щоб вони функціонували належним чином і відповідно до поточних вимог. Угода про рівень обслуговування – це інструмент у воїх руках, щоб це зробити.
Укладіть угоду про рівень обслуговування з постачальником програмного забезпечення. У документі будуть визначені принципи співпраці після запуску виробництва та переходу до етапу обслуговування системи. На підставі цієї угоди ти будеш виконувати додаткові звіти (у тому числі: виправлення помилок, консультації, розвиток функціональності системи).
Тобі подобається те, що ти читаєш?
Підпишися на розсилку та отримуй більше такого контенту
Як вибрати систему CRM?
До вибору CRM-системи часто підходять з точки зору продукту. Це не завжди найкраща стратегія. Замість того, щоб думати про те, що тобі потрібно, ти розглядаєш лише те, що вже доступно в теорії.
Ти думаєш “CRM“.
Ти кажеш: «Sugar Sell», «SuiteCRM» або «Zendesk».
І все ж CRM-систему (або будь-яку іншу IT-систему) можна побудувати з нуля. Ти також можеш використовувати відкритий код і вільно його змінювати. Те, що пропонує ринок, не завжди є вичерпним. Май це на увазі під час дослідження ринку. Проводь дослідження, бенчмаркінг, читай рейтинги програмного забезпечення. Але не забувай, що небо є межею, і ти дійсно можеш мати інструмент, який підходить для твого бізнесу на 100%. Або дуже близько до 100% у межах твого бюджету.
Беручи до уваги такі проблеми, як:
rozważ plusy i minusy zamkniętych lub otwartych rozwiązań. Стандартна хмарна система швидше за все буде запущена досить швидко, але доведеться «змиритися» зі стандартним функціоналом. Рішення з відкритим вихідним кодом, у якому ви вирішуєте змінити кілька сфер, з іншого боку, це вимагатиме багатоетапного процесу впровадження.
Якщо ти не впевнений, з чого почати, почни з нашого тесту CRM Generator. Дай відповіді на 13 запитань і дізнайся про пропозицію з обширного портфоліо eVolpe, з якої найкраще почати свою пригоду з реалізації. Або, принаймні, це гарна ідея, щоб спочатку запитати консультанта.
CRM Generator
Дізнайся про систему, яка найкраще відповідає потребам твого бізнесу.
Скільки коштує впровадження CRM системи?
Вартість впровадження CRM – питання дуже індивідуальне. Він складається з таких факторів, як:
Діапазон витрат може коливатися від десятка до кількох сотень тисяч злотих і більше. Існують також дешевші та навіть «безкоштовні» системи, які можна завантажити з Інтернету та встановити на власних серверах без сплати комісії. Однак у цьому випадку потрібні досить просунуті навички адміністрування та налаштування. Однак у цьому випадку потрібні досить просунуті навички адміністрування та налаштування.
Реальна вартість залежить від розміру проекту та індивідуальних потреб інвестора. Доброю новиною є те, що бюджетом (у гнучких проектах) можна вільно керувати. Компанія-реалізатор (на основі висновків передвпроваджувального аналізу) складає загальний кошторис з урахуванням вартості окремих елементів системи, що виготовляються. Під час виконання проекту є можливість відібрати завдання за пріоритетністю та орієнтовною ціною. Ти також можеш встановити верхню межу свого бюджету. Завдяки цим гарантіям ти не перевищиш певний фінансовий поріг і, до речі, обов’язково отримаєш інструмент, який відповідає твоїм ключовим потребам бізнесу.
Етапи впровадження CRM системи
У часи, коли бізнес-реальність може змінитися миттєво, впровадження програмного забезпечення найкраще виконувати в дусі Agile.
Потім ти на постійній основі приймаєш рішення про пріоритетність окремих завдань, вибираєш функції, які передаються системі, і контролюєш час і ресурси, виділені на виконання. У результаті ти платиш лише за те, на що звертає увагу команда, яку ти найняв.
Тобі також не потрібна велика документація, якої всі дотримуються. Ідеї щодо вдосконалення йдуть до т. зв Backlog продукту. Ти керуєш цим «рухомим» списком відповідно до поточних потреб і через Власника продукту, призначеного для спілкування з програмістами Останнє слово щодо плану наступного спринту та затвердження виконаних завдань залишається за координатором або, якщо хочеш, «власником» проекту.
Прогрес відбувається в двотижневих спринтах. І вони завжди і в принципі закінчуються випуском робочого, перевіреного приросту програмного забезпечення. Проект розгортання може складатися з багатьох таких послідовних ітерацій. Зазвичай їх є від кількох до кількох десятків. Ти як інвестор вирішуєш, коли продукт буде готовий. Це може статися, коли у тебе закінчуються ідеї щодо нових функцій або, наприклад, досягається певний бюджет.
Тобі потрібна додаткова інформація про методології впровадження?
Ця електронна книга для тебе!
Кожен спринт починається з т.зв Планування. Під час нього встановлюється головна мета майбутньої двотижневої ітерації. Потім вибираються User Stories, рішення яких дозволяє досягти нового приросту. Усі вони разом утворюють т. зв. Sprint Backlog. Друга частина зустрічі базується на детальному плануванні роботи командою розробників, щоб готові питання відповідали заздалегідь визначеним критеріям завершення (definition of done).
Під час спринту розробники також зустрічаються самостійно, щоб обговорити поточний прогрес і, якщо необхідно, адаптуватися до змінених умов під час приблизно 15-хвилинних щоденних Daily Stand-Up.
Під час Спринту також існує т. зв Refinement. Така зустріч присвячена новим вимогам, про які повідомляє клієнт. Він служить для уточнення, поділу та оцінки питань, які підуть до т. зв Product Backlog. Вони будуть послідовно впроваджуватися відповідно до пріоритету наступних спринтів.
З програмістами ви знову зустрінетеся в рамках т. зв Огляд спринту. Потім команда фіксує отриманий результат, коротко представляючи те, що було зроблено. Це також добра можливість для обговорення нових вимог (які, можливо, були натхненні поточною формою продукту), інших трансформацій та очікувань від наступного спринту. Виконана робота перевіряється, а вимоги адаптуються до ситуації, в якій ми знаходимося.
Варто зазначити, що команда також збиратиметься самостійно під час т. зв Ретроспективи. Потім вони перевіряють, як просувається робота, розглядають міжособистісні стосунки та встановлюють цілі, яких потрібно досягти, щоб покращити свою продуктивність.
Окрім зустрічей, найзручніше спілкуватися в системі проекту. Таким чином, вся комунікація залишається прозорою. Інформація, надана телефоном або електронною поштою, може бути втрачена. Набагато краще використовувати рішення, яке об’єднує знання про хід проекту та дозволяє вільно обмінюватися коментарями. Те, що ти напишеш з огляду на конкретне питання, також потраплятиме до поштових скриньок відповідних людей. Ти також зможеш легко знайти історію зроблених домовленостей.
Звичайно, перш ніж ти вирішиш підключити іншу функцію до своєї системи – тобі буде надана можливість її протестувати. Без твого схвалення нічого нового до замовленого програмного забезпечення не буде.
Після кожного зі спринтів можлива інсталяція додатків , які створюють приріст т. зв «Виробництва». Звичайно, не кожен Спринт має закінчуватися таким виробництвом. Це повністю залежить від твого рішення.
Пам’ятай! Маєш можливість дізнатися про нові функції в тестовому середовищі, підготовленому для тебе. На підставі цього виходить кінцеве затвердження завдань з попереднього Sprint-y.
Backlog продукт під час впровадження еволюціонує Те, що трапилося після аналізу перед впровадженням, під час зустрічей з командою розробників або в результаті спілкування в системі проектування, може бути в будь-який момент змінено, перероблено та присвоєно інший пріоритет. Ти вирішуєш, що піде на виконання. Приготуйся до такої відповідальності та признач компетентну особу!
Що вимагати від Product Owner(координатора проекту)?
Власник продукту — це особа, яка тісно співпрацює з командою розробників під час виробництва замовлених покращень. Важливо, щоб працівник, який бере на себе цю функцію, ознайомився з принципами узгодженої методології реалізації. Тоді він не буде здивований концепціями, процедурами або подіями, характерними для розробки програмного забезпечення.
Надійний власник продукту знає про положення, що містяться в контрактах або специфікації системи (якщо такі є). Він чудово знає, що може отримати від компанії-реалізатора, і вміло цими знаннями користується. Знання узгоджених положень може знадобитися для їх реалізації. Він також отримує перевагу в переговорах, оскільки вміє вміло підбирати аргументи відповідно до взаємних домовленостей.
Поінформованість про висновки, зроблені під час аналізу перед впровадженням, допомагає зберегти керівну концепцію проекту. Власник продукту має всі повноваження, необхідні для «триматися курсу». Він (від імені всієї організації) вибирає історії користувачів, які будуть реалізовані в конкретному спринті. Заради проекту він має право відмовитися від деяких ідей або представити нові.
Координатор проекту повинен добре знати внутрішні процедури. Знання про процеси, що відбуваються в організації, допоможуть правильно спроектувати нову функціональність, особливо ту, яка не була передбачена під час аналізу перед впровадженням і яка є результатом змінених поточних потреб користувачів.
Призначаючи координатора проекту впровадження, необхідно враховувати його план роботи. Product Owner приділяє час консультаціям, тестам і зустрічам з командою розробників. Це не додаткові завдання, а важлива частина робочого дня людини. Обов’язково признач когось, хто буде доступний для команди розробників.
Пам’ятай! Чим швидше реагуєш на зауваження в системі проектування – тим ефективніше буде проходити робота програмістів. Також будеш задоволений співпрацею з компанією-реалізатором і отримаєш систему, яка відповідає поточним потребам.
З огляду на конкретні питання найкраще спілкуватися з компанією-реалізатором у системі проектування. Завдяки такому інструменту будеш зберігати порядок, вести прозору дискусію, завжди в контексті актуальної проблеми. Система буде направляти спілкування з командою розробників також на відповідні електронні скриньки. Маєш отримати доступ до програми безкоштовно.
Власник продукту повинен розуміти цінність гнучкого підходу до впровадження ІТ. Для того, щоб добре виконувати свої зобов’язання, він повинен постійно спостерігати за еволюцією бізнес-потреб і переконатися, що кінцева форма системи відповідає поточним вимогам і процесам.
Після аналізу перед впровадженням отримуєш інформацію про попередній кошторис проекту в узгодженій формі. Аналітик (після консультації з командою розробників) встановлює верхню межу витрат на такий продукт та його окремі елементи.
Крім того, під час впровадження системи можеш вільно обирати питання та контролювати бюджет на найактуальніші функції. Важлива роль власника продукту полягає в ухваленні рішень щодо цього. Обов’язково призначити особу, яка має достатні повноваження та здатність виносити такі рішення.
Під час впровадження системи познайомишся з поняттями методології впровадження та використовуваної технології. Координатором проекту варто призначити людину, яка володіє номенклатурою, характерною для світу IT. Такий технологічний жаргон скорочує спілкування з командою розробників, тому не варто цього боятися. Звичайно, по можливості використовуй ділову мову, зрозумілу кожному користувачеві системи. Іноді, однак, деякі технічні аспекти всього проекту не можна визначити, окрім як дуже конкретних термінів. Якщо у твоїй команді є хтось, хто вже ними користується, подумай про призначення цієї людини Product Owner-ом в проекті. Крім того, буде корисно знати роботу систем CRM і знати про такі потоки, як хостинг, інтеграція, міграція даних тощо.
Маєш проблеми з розумінням технологічного жаргону?
Використовуй глосарій eVolpe
Що тебе чекає після завершення впровадження?
Нова система CRM
Це, мабуть, не дивно. Саме з цією метою ти звітуєш перед реалізаційною компанією. Однак потрібно підготуватися до роботи системи. Після впровадження інструменту в організації робочий день працівників зміниться. Незважаючи на велику кількість автоматизації, є речі, які їм доведеться робити самостійно. Важливо, щоб усі були обізнані про доступні функції та переваги використання системи. Менеджери команд будуть завалені раніше недоступною інформацією. Тому, окрім операційної роботи, потрібно звикнути вимірювати KPI та реагувати на тенденції ринку.
Навчання для користувачів
Таким чином, навчання є етапом впровадження, який не можна пропускати! Обов’язково залучай членів твоєї команди та покажи їм інструмент, який їм потрібно буде використовувати відтепер. Під час тренінгу вони зможуть не лише прослухати лекцію та поставити запитання, а, головне, протестують інструмент під наглядом спеціалістів компанії-впроваджувача. Тільки так ти забезпечиш найвищу ефективність з перших хвилин використання системи.
Прибуток на інвестиції
Якщо ти почнеш використовувати інструмент ретельно, вам слід підготуватися до покращення Customer Experience та підвищення ефективності комерційної діяльності. А тепер подумай, куди інвестувати гроші, які заробиш, інвестуючи в програмне забезпечення CRM!
Укладення SLA
Угода про рівень обслуговування містить інформацію про подальшу співпрацю з метою підтримки та можливого розширення впровадженої системи. У документі зазвичай вказується, скільки часу потрібно для виправлення помилок і на яких умовах будуть оброблятися запити на консультацію, невелику розробку або технічну підтримку. Після завершення проекту ти обговорюватимеш точні положення. Про такий етап варто знати і як слід до нього підготуватися.
Компанія-реалізатор може надати такий документ для попереднього ознайомлення.
Найкраще, якщо ти розглянеш питання обслуговування на самому початку проекту. Це може бути одним із найважливіших аргументів за чи проти співпраці з конкретним реалізатором.
Подальша партнерська співпраця з постачальником системи
Після переговорів і укладення договору на обслуговування вам доведеться підтримувати та розширювати впроваджену систему. Пов’язані заходи зазвичай відбуваються на нерегулярній основі; коли виникає потреба. Ти також можеш вирішити повернутися до роботи в Sprints.
Досвідчений партнер гарантує, що обслуговування твоєї системи завжди надається однією командою. Тобі не потрібно кожен раз пояснювати ситуацію новим, необізнаним програмістам. Такий підхід сприяє довгостроковим, заснованим на довірі відносинам і безпроблемному спілкуванню щодо нових потреб. Все це в контексті знань про вже діючі механізми.
Зареєструйся на консультацію з експертами по впровадженню eVolpe
