7 питань, які варто поставити таким, як я

CRM
Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Нещодавно ми наводили 9 напрямків, про які обов’язково запитає консультант компанії-реалізатора. Однак ти не повинен залишатися в боргу перед таким. Також варто прояснити кілька питань …

Мацей Янкевич у своїй статті спокусився на дуже влучну автомобільну метафору. Йшлося про спільну подорож автостопом. Йшлося про спільну подорож автостопом.

Машиною керує фахівець з фірми-реалізатора (може Мацей, може я, може хтось інший…). Ти сідаєш. Ми їдемо в одному напрямку. Але де саме, залежить від того, куди ти хочеш поїхати, і чи водій їде тебе висадити. Можливо, ви подобаєтеся один одному, і він захоче тобі подякувати. Однак він повинен поставити кілька запитань, щоб не заблукати. Я не можу уявити, що тебе не цікавить, звідки і куди це йде. Це вплине на твою пунктуальність і комфорт подорожі. Тож обов’язково приєднуйся до розмови!

Поспішаю порадити, які питання задати, якщо ваша спільна мета – зупинка CRM. Я нарахував аж сім.

1. Як ти дбаєш про безпеку даних?

Після набуття чинності положень Загального регламенту захисту даних (GDPR) питання інформаційної безпеки стало одним із найпоширеніших питань, які виникають перед покупкою ІТ-програмного забезпечення.

Тобі необхідно зацікавитися темою в контексті CRM-системи для твоєї організації.

Порада 1: перш ніж вибрати CRM-систему та компанію, яка впровадить її, дізнайся, які вимоги щодо безпеки даних стосуються тебе і яким додатковим вимогам ти б хотів відповідати. Очікуй повну, прозору інформацію від партнера по реалізації про місце розміщення системи та використаний захист.

Порада 2: визнач, як ти бажаєш розмістити свою систему.

У тебе є власні сервери і ти хочеш ними користуватися? На початку відмовся від програмного забезпечення, доступного лише в моделі SaaS.

Бажаєш довірити обов’язки з обслуговування серверної та адміністрування системи? Використовуй хмарне рішення.

Порада 3: співпрацюй з людьми, які говорять про GDPR у термінах процесів. Готових систем, що гарантують дотримання регламенту, немає. До предмета слід підходити з аналітичної точки зору, і необхідно забезпечити можливість виконання відповідних процедур через належний потік інформації, конфігурацію системи та обмеження доступу. Фізична безпека серверів і такі проблеми, як резервне копіювання бази даних або шифрування підключення, також важливі.

2. Чи є у тебе досвід роботи в проектах для організацій моєї галузі?

Перш ніж почати співпрацю з компанією-реалізатором, перевір її досвід реалізації проектів для подібних організацій. Знання, отримані під час впровадження для іншої компанії в галузі, прискорять співпрацю та підвищать рівень взаєморозуміння.

Порада 4: попроси партнера з реалізації отримати доступ до прикладу виконаних проектів, рекомендацій і списку існуючих клієнтів.

Порада 5: Якщо компанія, з якою ти спілкуєшся, не реалізувала проекти у твоїй галузі, запитай інформацію про використання системи в різних організаціях по всьому світу. Можливо, ти знайдеш серед них організацію-близнюка і дізнаєшся про запропонований інструмент.

3. Коли я можу очікувати, що система запрацює?

Методологія роботи, популярна в реаліях ІТ-проектів, базується на гнучкій реалізації проблем, зібраних у Backlog. Це означає певну визначеність готового продукту. З точки зору гнучкості, систему можна постійно розвивати, доповнюючи подальшими функціональними прирощеннями в послідовних ітераціях (так звані спринти). Тоді важко визначити дату здачі проекту. Насправді все залежить від інвестора (тобто від тебе). Чим більше завдань ти аутсорсуєш – тим пізніше ти отримаєш продукт, який враховує їх усі.

Порада 6: Знайди бізнес-партнера, який після аналізу перед впровадженням визначить орієнтовну дату введення системи в експлуатацію відповідно до концепції, розробленої під час семінару.


Порада 7. Працюй з організацією, яка пропонує опцію MVP системи, а потім лише додає потрібні функції до вже працюючого інструменту. Для цього дуже добре працюють рішення з відкритим кодом. У такій ситуації ти можеш використовувати систему практично відразу, і лише час від часу (зазвичай кожні 2 тижні) «додавати» в неї нові елементи.

4. Чи передбачає система, яку ти пропонуєш, додаткові збори (крім вартості впровадження)?

Послуга впровадження часто не єдина вартість придбання ІТ-системи. Ти повинен враховувати той факт, що в деяких випадках ти будеш платити додатково за ліцензії, виклики API, пакети з функціоналом поза коробки, навчання, обслуговування або хостинг. При розмові з реалізатором обов’язково запитай про ці теми.

Порада 8: Безкоштовна CRM і система без ліцензійних зборів – це два різні поняття. Якщо програмне забезпечення не передбачає явних витрат на доступ для користувачів (популярні ліцензії), то ти, швидше за все, заплатиш або за впровадження, або за перевищення певної кількості використаних серверних ресурсів, або за доступ до стандартних пакетів (наприклад, мова пакет, інтегратор з ел. Щоб добре розрахувати бюджет – обов’язково запитай про всі додаткові збори.

Порада 9: Вимагай верхнього ліміту бюджету для системи (за домовленістю). Від досвідченого партнера з впровадження ти отримаєш не лише загальну суму, але й підсумок передбачуваних витрат на окремі функції (наданий під час аналізу перед впровадженням).

Порада 10: Ознайомся з принципами моделі Time & Material Використовуй опцію виставлення рахунків лише за час і ресурси, витрачені на реалізацію проекту. Пам’ятай, що як власник продукту ти можеш вільно контролювати, що йде до наступного спринту. Ти приймаєш рішення на основі оцінки, повідомленої розробниками, перед початком роботи над проблемою.

5. Чи можеш ти допомогти з міграцією даних до системи?

Як виявилося, ахіллесовою п’ятою багатьох впроваджень є етап передачі даних в CRM з інших джерел.

Зазвичай це також один із останніх кроків перед т. зв початок виробництва. Щоб успішно запустити новий інструмент, необхідно звернути увагу на наступне:

  • включаючи приховані поля, які використовуються лише для звітності;
  • зазначення невикористаних полів, які не повинні дублюватися в новій системі;
  • аналіз попередньо визначених значень полів і достовірність їх передачі в CRM;
  • визначення обсягу змін, коли міграція не була запланована у формулі 1:1;
  • врахування розміру бази даних і часу, необхідного для міграції;
  • відсіювання інформації, яка не додає цінності бізнесу, наприклад, електронних листів із категорії СПАМ;
  • перевірка якості бази даних, призначеної для міграції.

Порада 11. Щоб убезпечити процес міграції даних, заплануй принаймні один додатковий тиждень.

Порада 12: перш ніж дозволити «виробництво» ваших даних, запустіть тест на тестовому екземплярі. (Досвідчений партнер із впровадження, ймовірно, запропонує вам такий сценарій.)

6. Чи можеш ти навчити користувачів користуватися запровадженим інструментом?

Плануючи впровадження ІТ, варто враховувати етапи, які слідують після запуску системи у виробництво. Ти не витрачаєш гроші на нове програмне забезпечення, щоб потім не використовувати його.

Прийняття користувачами – це аспект, який безпосередньо впливає на рентабельність інвестицій. Обов’язково з’ясуй, чи постачальник програмного забезпечення, з яким ти спілкуєшся, зобов’язується навчати користувачів, як користуватися новим інструментом.

Порада 13: Повна обізнаність про пропоновані функції має важливе значення для того, щоб система досягла бажаних бізнес-вигод; особливо серед співробітників компанії, які не брали участі в попередніх фазах проекту. Обговори умови для теоретичного та практичного навчання твоїх співробітників використанню інструменту з компанією-впроваджувачем.

7. Чи можу я розраховувати на сервісну підтримку після завершення впровадження?

Як ми вже з’ясували, «готової системи» не існує. Навіть після того, як проект офіційно завершений і ти починаєш працювати з інструментом – ти можеш додати до нього нові механізми.

Накази, що стосуються т. зв «Малу забудову» найкраще здійснювати на основі сервісної співпраці з компанією-реалізатором. Веб-сайт також піклується про виправлення будь-яких помилок і подальші консультації з командою розробників. Технічна підтримка може включати: налаштування доступу для нового співробітника, зміну налаштувань електронної пошти, інтеграцію з додатковим додатком, розробку існуючого або додавання абсолютно нової функції тощо.

Пам’ятай! Зміни – це щось природне у світі ІТ. Твоя система повинна розвиватися разом з розвитком твого бізнесу.

Порада 14: тобі не потрібно знати, як працюють ІТ-системи, щоб вимагати, щоб вони функціонували належним чином і відповідно до поточних вимог. Угода про рівень обслуговування – це інструмент у воїх руках, щоб це зробити.

Укладіть угоду про рівень обслуговування з постачальником програмного забезпечення. У документі будуть визначені принципи співпраці після запуску виробництва та переходу до етапу обслуговування системи. На підставі цієї угоди ти будеш виконувати додаткові звіти (у тому числі: виправлення помилок, консультації, розвиток функціональності системи).

…

Може здатися, що під час розмови з представником компанії-реалізатора саме хтось задає темп дискусії. Ніщо не може бути більш неправильним. Звичайно, варто бути готовим до кількох запитань, але це ваша відповідальність – вміло вибрати партнера для співпраці. Конкуренція жорстка. А в Інтернеті більшість інформації виглядає дуже достовірною. Як на мене, найбільше перевірить традиційна розмова. Скористайся моїм списком і дізнайся, з ким ти насправді маєш справу. Є шанс, що твій співрозмовник сам порушить ці питання. Але якщо ні – ти вже знаєш, де можуть бути «приховані» витрати.

Успішних проектів!

Більше про те, чого очікувати в процесі впровадження CRM-системи, можна знайти в останній електронній книзі eVolpe. Можливо, цей маленький приклад вище спонукав вас завантажити весь матеріал? Я залишаю відповідну форму внизу.

Заповни, щоб завантажити матеріал.

Sławomir Wnuk
Latest posts by Sławomir Wnuk (see all)

Powiązane artykuły

Прокрутити вгору